A implementação dos canais de denúncias é um dos pilares de um programa efetivo de Compliance, sendo essencial para as empresas de portes diversos.
Prezar pela integridade corporativa agrega mais confiança para a organização, bem como reflete uma postura de credibilidade para clientes e para outras companhias que acompanham as ações da empresa, impactando também no olhar da sociedade em relação a ela.
O que são canais de denúncias e para que servem?
Os canais de denúncias são meios de comunicação em que as empresas podem receber informações sobre assuntos diversos, desde tópicos relacionados à corrupção, até temáticas como assédio moral, sexual ou mesmo qualquer tipo de discriminação.
O objetivo do canal de denúncias é manter uma porta aberta para que as pessoas possam ter voz de maneira igualitária, sem hierarquias. Por ser anônimo, remove algumas barreiras como o medo de denunciar algo e o conflito de interesses, por exemplo.
Para resolver problemas internos, com clientes e até mesmo com o Governo, é necessário implementar um programa de Compliance e ter como parte dele um canal de denúncias ativo e eficaz. Além de encontrar situações a serem resolvidas, também vai ter conhecimento sobre pontos de vulnerabilidade de outras questões que podem ser evitadas.
Como criar um canal de denúncias e quais os principais exemplos de canais?
Antes de criar um canal de denúncias de Compliance, é preciso entender o contexto atual da empresa. Ela já conta com canais de comunicação internos? Como eles funcionam? São de fato efetivos e eficazes? Tenha essa visão para compreender como deve ser feita a implementação do novo canal.
Depois disso, temos alguns outros passos práticos:
- escolher uma empresa especializada para disponibilizar canais “0800”, bem como páginas na internet, conta de e-mail corporativo ou outra forma de comunicação para que todos os colaboradores e stakeholders encontrem um meio acessível para entrar em contato;
- definir o alcance do canal — fraude e corrupção, assédio moral e sexual, desvios de conduta, violação de políticas internas, etc;
- montar um processo de investigação interno que deve considerar alguns tópicos. São eles: avaliação do caso, definição da audiência que será envolvida no processo de investigação (neste caso, precisa ser um grupo restrito, parcial e independente que apoiará na avaliação do caso), condução da investigação para concluir com a definição das medidas disciplinares cabíveis, caso os pontos investigados se confirmem como fatos;
- formar um Comitê de Ética para avaliar condutas após a conclusão das investigações para garantir que as medidas serão adequadas e que serão aplicadas. Essa ação ajudará na consistência da justiça em relação às medidas disciplinares, com o cuidado de que elas se atenham ao ato e não a quem o cometeu. Isso deve acontecer a fim evitar que as empresas não cometam o erro de punir funcionários cuja função não está diretamente relacionada à geração de receita de maneira mais branda do que funcionários que não geram receita, assim como para a saída do profissional (se a decisão do Comitê de Ética for de demitir) não impactar tanto nos resultados da Companhia.
Ao final desse processo, a empresa vai estar preparada para comunicar amplamente para a força de trabalho a existência do canal de denúncias.
Será importante não apenas comunicar a existência dele, mas também explicar e treinar os funcionários sobre os meios de acesso para que o canal seja utilizado da forma correta.
Qual o maior diferencial de uma empresa que conta com esse tipo de canal?
Ter um canal de denúncias é indispensável para um Programa de Compliance, afinal, é um dos pilares do mesmo. Além de contar com um canal, é preciso garantir que haja um processo adequado de investigação e punição, pois isso é a base para ajudar a evitar desvios de conduta.
Muitas fraudes são difíceis de identificar, sendo assim, tais casos são mais facilmente descobertos por meio do canal de denúncias, com o recebimento de informações relevantes.
Pontos importantes para empresas de menor porte
Empresas de porte menor — não listadas na bolsa de valores, por exemplo — podem se beneficiar do canal de denúncias, evitando fraudes em seus processos de compra e, consequentemente, reduzindo custos.
Além disso, possuirá uma credibilidade maior a respeito de seu programa de Compliance, especialmente ao se relacionar com o Governo. Alguns estados e municípios brasileiros já demandam que empresas participantes de licitações tenham um bom programa de Compliance.
Pontos importantes para grandes empresas
Para empresas multinacionais e listadas na bolsa, que estão expostas às leis anticorrupção extraterritoriais, ter um canal de denúncias pode significar economias com litígios nacionais e internacionais.
Ou seja, a empresa reduzirá custos com multas, advogados externos, entre outros —, exposição reputacional, problemas com certificações em auditorias externas a respeito de seu sistema de controles internos, entre outros pontos.
É sempre melhor que uma deficiência de processo que permitiu um desvio de conduta seja encontrada pela empresa do que por um stakeholder externo (fornecedor, cliente, auditor).
Por que o sigilo é obrigatório?
O sigilo do denunciante é muito importante para evitar retaliação por parte de quem sofreu a denúncia.
A retaliação pode acontecer de diversas maneiras, tais como: começar a ser tratado de forma diferente e discriminatória por colegas, receber tarefas menos nobres do que as de costume, ser excluído de reuniões importantes, receber uma avaliação de performance injusta, não ser promovido, ou até ser desligado da organização.
Eventualmente, em situações mais críticas, o denunciante pode se sentir ameaçado pelo denunciado de forma explícita. Por todos esses motivos, é importante proteger as pessoas e prezar pelo sigilo.
Como garantir a proteção das pessoas que utilizam esse meio de denúncias?
A melhor maneira de proteger quem utiliza os canais de denúncia é conduzir a investigação com um número mínimo de pessoas que realmente precisam fazer parte da operação, ou seja, somente aqueles que precisam estar por dentro dos fatos para apoiar no processo.
Além disso, a investigação precisa ser conduzida de maneira independente e imparcial. O investigador deve estar completamente apartado das pessoas e dos fatos denunciados para não fazer nenhum juízo de valor. Ele precisa avaliar os fatos e documentos coletados com imparcialidade.
O que pode ser denunciado no canal de denúncias de Compliance?
Segundo Renata Afonso, Regional Compliance Officer Latin America, “tudo pode ser denunciado no canal de Compliance, especialmente quando estamos criando um novo canal. Afinal, o objetivo é estimular o uso do mesmo”.
No início de uma implementação, eventualmente encontramos pessoas que não entendem bem o uso do canal e enviam reclamações de pontos simples e logísticos do dia a dia, como a temperatura do ar-condicionado.
Com o tempo, com as campanhas de conscientização, o canal passa a ser utilizado de forma adequada, para denúncias de fraude, corrupção, assédio moral e sexual, desvios de conduta, violação de políticas internas, etc.
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Além disso, também pode aprender sobre investigações corporativas e investigações internas de Compliance.
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Imagem: Freepik
Colaboração Renata Paula de Castro e Silva Afonso, VP – Regional Compliance Officer Latin America
