Empresa vai lançar sua nova plataforma tecnológica para a área de compliance — dedicada à gestão de investigações — durante o Congresso Internacional de Compliance, no início de maio
Saber como conduzir uma investigação não é o mesmo que saber gerir investigações. Não que uma tarefa seja mais fácil, ou mais importante do que a outra. Mas, quando o profissional de compliance está ele mesmo tocando o processo de apuração, realizando as entrevistas e cuidando do caso diretamente, ele tem o caso na mão, ao menos o caso que ele está conduzindo. Agora, saber o status de várias investigações realizadas simultaneamente, cada qual com a sua questão, o seu tempo, a sua gravidade e, não raro, com as apurações espalhadas por diferentes áreas da companhia, é algo que demanda uma excelente capacidade de organização da empresa e do profissional, além de muitas horas dedicadas para tomar pé do status de cada caso.
Para acabar com esse ponto cego e oferecer um produto que respondesse às reais necessidades das lideranças de compliance em relação à gestão das investigações, a Be.Aliant escolheu o Congresso Internacional de Compliance da LEC, que acontece no início de maio, para lançar sua nova plataforma de gestão para áreas de compliance, dedicada exclusivamente à investigação e apuração.
Co-fundador da Be.Aliant, empresa líder em soluções de gestão para áreas de Compliance, Maurício Fiss participou pessoalmente das dezenas de entrevistas realizadas com clientes da casa, que serviram para mapear em detalhe o fluxo de trabalho: do recebimento da denúncia até o encerramento da investigação, e nortearam o desenvolvimento da nova plataforma da empresa — que se soma às soluções de canal de denúncias e as outras quatro plataformas de gestão já disponíveis para o mercado de compliance, as de gestão de compliance corporativo, privacidade e proteção de dados, compliance regulatório e o dedicado a certificações como ISO.
Ao entender que a verdadeira “dor” dos líderes de compliance nas empresas não é realizar a investigação em si, mas muito mais a gestão do ecossistema investigativo, com a necessidade de acompanhar o andamento de diversos casos ao mesmo tempo, a Be.Aliant colocou o seu time de desenvolvimento para trabalhar e buscar uma solução capaz de apoiar os compliance officers na hora de responder aos seus superiores sobre como está o andamento de uma determinada investigação, a resposta fuja do ainda tão comum (e furtivo) “estamos investigando”.
Pode parecer algo trivial, mas Maurício lembra o caso de um cliente que ao fazer o fechamento do ano, se deu conta de que havia uma investigação parada há mais de doze meses. Uma pessoa sob apuração, com acesso a negócios e a terceiros contratados, enquanto o processo esperava em algum ponto de uma planilha soterrada pelo volume de trabalho do dia a dia. “O profissional me confessou: ‘Eu perdi o caso. Estava na minha lista, mas é tanta coisa que eu preciso tocar ao mesmo tempo que esse aqui era um caso menor e ficou lá, perdido'”. Por mais duro que seja admitir, a situação acima não é exceção. E ainda que aparentemente menor na leitura do profissional em questão, era uma situação que expunha a empresa a riscos. “Imagina o risco. Uma investigação envolvendo uma pessoa que tocava negócios com terceiros, parada por um ano”, reforça o cofundador da Be.Aliant.
O motivo para que esse tipo de problema aconteça é estrutural. Uma investigação interna raramente fica sob controle exclusivo do compliance officer. Ela é disparada para múltiplas áreas — RH, jurídico, diretorias regionais — e, a partir daí, o acompanhamento depende de follow ups manuais, ligações e respostas que, muito frequentemente, costumam chegar com um “está andando” (similar ao “estamos investigando”, mencionado acima). “Quando o diretor da empresa, no comitê de ética, pergunta sobre os 50 casos de investigação em andamento e o compliance officer abre uma planilha e diz: ‘esse aqui mandei pro RH, disse que tá andando. Esse aqui mandei pro jurídico, que está investigando’… O diretor fica contrariado, para dizer o mínimo. E com razão, porque afinal, isso não é status”, alerta Maurício.
A nova plataforma permite que o compliance officer acompanhe em tempo real o andamento de cada caso, independentemente de quem está responsável por cada etapa. Uma IA assistente auxilia no planejamento da apuração: sugere etapas, define atividades e organiza o fluxo com base nas características do caso. Um dashboard centralizado mostra o estágio de cada investigação — pendente, em andamento, concluída —, o percentual de progresso, a complexidade do caso (calculada automaticamente, em uma escala de 0 a 5) e o orçamento consumido. “Eu tenho na mão quanto eu gastei ou economizei”, resume Maurício.
Ter controle sobre as contas na gestão das investigações é ainda mais necessário quando empresas terceirizadas entram no processo. Escritórios especializados em investigação forense digital, coleta de evidências e apuração de campo… Esses serviços são contratados por hora, mas o compliance officer muitas vezes não tem visibilidade real sobre o trabalho que está sendo feito, o quanto foi cumprido, e o orçamento já consumido. Até porque, ele mesmo pode não ter um bom entendimento do próprio caso.
Quando integrados às plataformas Be.Aliant do cliente, a consultoria ou escritório de advocacia precisa cumprir as etapas pré-determinadas (como coleta, deduplicação e relatório) e reportar o andamento diretamente na plataforma. “Você passa a acompanhar o processo em tempo real. Sabe exatamente quanto está gastando com aquele parceiro e o que ele efetivamente entregou, eliminando a perda de dinheiro com horas não rastreáveis”, pontua Maurício.
Ajudando a destravar o valor do compliance
Mais do que só ter o orçamento na mão, a funcionalidade mais estratégica da nova plataforma talvez seja a capacidade de calcular e registrar o valor gerado pela área de compliance — e traduzi-lo em uma linguagem que a liderança entende. “Muitos clientes das plataformas da Be.Aliant nos pedem ajuda para preparar relatório em relação ao número de denúncias recebidas, quantas diligências foram realizadas, quantas apurações aconteceram… Isso porque eles precisam mostrar aos seus chefes o que estão fazendo”, diz o cofundador da companhia.
A nova plataforma de gestão de investigações entrega além dos relatórios básicos: registra o valor das fraudes identificadas, o montante recuperado e, principalmente, o risco mitigado — aquele que nunca chegou a se materializar como prejuízo, justamente, porque a área de compliance agiu antes. Trazer à tona o valor do risco mitigado, de forma sistêmica e embasada nos próprios dados da companhia, é uma grande e importante novidade para os profissionais da área, porque é um indicador difícil de se dimensionar sem uma base metodológica e sem ferramentas que permitam fazer essa conta, observa Mauricio. “Quando você tem na etapa da investigação a pergunta: quanto foi recuperado? Quanto eu evitei de risco para a empresa? — você começa a ter o payback da área. E isso é muito importante para defender o orçamento.”
Num cenário em que, segundo pesquisa da própria Be.Aliant com 127 compliance officers, a principal tendência do mercado é a delicada equação na qual a redução de budget vem acompanhada do aumento das atividades, mostrar valor em números concretos deixou de ser diferencial — e passou a ser questão de sobrevivência da área. E a tecnologia de plataformas como as da Be.Aliant está aí para apoiar os profissionais de compliance a vencer o jogo.
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