Escândalos de corrupção na política são bastante noticiados, mas não são exclusivos da esfera pública. Pelo contrário, uma fraude na empresa, muitas vezes, é algo comum e que pode até demorar a ser descoberta e a ter efeitos nocivos.
De fato, o Fórum Econômico Mundial aponta que o Brasil é o 4º país na quantidade de atos corruptos, perdendo apenas para o Chade, a Bolívia e a Venezuela. Ou seja, a corrupção é, realmente, algo cultural em nosso meio.
Por mais inofensivas que algumas ações possam parecer, com o tempo, uma fraude na empresa pode ter implicações legais graves e danos à reputação. Assim, o melhor mesmo é evitar que elas aconteçam. Por isso, neste post mostramos 7 passos para deixar sua organização longe das fraudes. Acompanhe!
Como evitar fraude na empresa
1. Tenha um conselho administrativo
Os conselhos administrativos são marcas de grandes empresas. No entanto, isso não significa que as pequenas e médias também não possam adotá-los. Afinal, são uma maneira de garantir isenção, transparência e segurança nas decisões, a partir de uma visão mais completa sobre o negócio.
Para tanto, é necessário que o conselho seja, de fato, isento, plural e representativo em todos os aspectos da empresa. O ideal é que ele seja renovado com o tempo, de modo que pessoas diferentes possam contribuir de alguma forma. Afinal, cada um pode oferecer insights sobre pontos de melhoria no controle e nas ações de compliance e governança corporativa.
2. Conheça seus colaboradores
Mesmo que as decisões da alta gestão sejam voltadas para se alcançar a máxima transparência, nem sempre as ações de todos os envolvidos podem ser controladas. De alguma forma, o dia a dia dos colaboradores pode passar despercebido e as consequências podem demorar a aparecer.
Por isso, é muito importante conhecer bem os funcionários, em todos os níveis da organização. Desde o recrutamento, deve-se verificar se posicionamentos, perfis comportamentais e a conduta de cada um são condizentes com os objetivos da empresa.
Da mesma maneira, isso também é válido para outros stakeholders, como fornecedores, prestadores de serviço e até clientes, em muitos casos. Qualquer tipo de parceria com alguém corrupto pode prejudicar a reputação do negócio. Sem contar que uma fraude na empresa pode acontecer até sem o envolvimento interno.
3. Faça uma gestão de riscos
A gestão de riscos é, muitas vezes, uma questão ignorada por muitas organizações, que acreditam se tratar de mais um custo. Porém, ela é primordial para prever, antecipar e solucionar riscos de fraude na empresa. É preciso conhecer todos os pontos fracos do negócio, que podem comprometer o funcionamento dela, tendo como base um plano de risco.
Um comitê de risco também pode resolver problemas como conflitos de interesse, desvios de conduta, comportamentos antiéticos, entre outros. Conhecer bem todos os seus riscos é um pré-requisito de uma empresa transparente, segura e que consegue se manter por muito tempo no mercado.
4. Invista em auditorias
As auditorias internas e externas podem atuar de forma complementar aos comitês de gestão de riscos. Elas são importantes tanto para controlar quanto para verificar a efetividade de todas as medidas usadas para prevenir e combater fraudes na empresa. São importantes instrumentos de regulação, auxiliando o trabalho de outros setores envolvidos.
O monitoramento regular de todas as ações de compliance e governança são essenciais para que todas as áreas do negócio se mantenham alinhadas. Da mesma forma, contribui para mostrar ao mercado a preocupação da organização com a transparência e a ética.
5. Mantenha uma política de segurança
Os avanços na área da tecnologia facilitaram a rotina de trabalho, mas também ampliaram os riscos de fraudes na empresa. As organizações de modo geral são frágeis quando se trata de segurança da informação. Assim, ficam vulneráveis a ataques externos e ao compartilhamento de informações sigilosas por funcionários ou parceiros.
Por isso, é importante criar mecanismos rigorosos de proteção e controle, tanto pela aplicação de tecnologia quanto pela criação de processos mais exigentes. Uma medida importante, por exemplo, é controlar os acessos dos colaboradores (bem como outros stakeholders) aos sistemas da empresa, monitorando todas as ações realizadas por eles.
6. Implemente políticas internas
Mesmo assim, pode ser necessário adotar medidas mais rigorosas de controle, principalmente dos processos manuais e que dependem de alguma autonomia dos colaboradores e do relacionamento entre eles. Para tanto, o ideal é construir políticas de controle completas, incluindo um código de conduta e um conjunto de normas a serem seguidas.
As políticas são essenciais para se evitar fraudes na empresa, pois indica aos colaboradores o que eles podem e devem fazer. Mas elas também precisam de um bom sistema de comunicação, que permita o envolvimento de toda a organização, inclusive, por meio de denúncias.
7. Construa uma cultura de compliance
De nada adianta tentar implementar políticas e formas de monitoramento sem que todos estejam engajados no objetivo de combater fraudes na empresa. Desta forma, é essencial construir uma cultura de compliance, em que os colaboradores, incluindo a alta gestão, possam contribuir, de fato, para a integridade e a transparência na organização.
No entanto, essa cultura não é construída de uma hora para outra. Exige um longo trabalho de comunicação interna, treinamentos e conscientização de todas as equipes. Para isso, é importante investir em ações constantes, que sirvam para engajar os funcionários, inclusive as novas contratações.
Além disso, é necessário manter um canal aberto de denúncias, com um trabalho de divulgação ativo. As denúncias são um meio importante de investigação, no qual os próprios colaboradores contribuem ativamente para a integridade dentro da organização.
Essas são apenas algumas dicas de como combater fraudes. O fato é que apenas uma fraude na empresa já é suficiente para desencadear vários problemas, sendo necessário ações enérgicas e contínuas para combatê-las. Portanto, qualquer medida que procure evitá-las é sempre bem-vinda. Vale a pena zelar pelo patrimônio do seu negócio!
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