Quem de fato conhece o tema do “Compliance” sabe que além de incluir uma jornada de melhoria e de evolução constantes, de sempre precisar “demonstrar” a sua efetiva importância nas organizações, seu real apoio aos negócios, à integridade e às operações das empresas, e de lutar contra as reduções de orçamento e de pessoal, tem que seguir acompanhando as tendências do mercado, a geoeconomia, a geopolítica, e a criatividade de que lhe tenta “burlar” as políticas e os controles.
Nesse sentido, os desafios são constantes e seguem crescendo, sendo que dois temas têm figurado entre os principais e mais preocupantes nos últimos tempos, a gestão de terceiros e a questão do crime organizado (que em alguns pontos se alia ao tema das organizações terroristas).
Essas questões nos levam também à “beleza” do “Compliance” que segue provando sua importância e necessidade (mesmo nas organizações que insistem em não reconhecer sua efetiva relevância, e nas que talvez acreditem que a inteligência artificial “veio” para substituir a atuação, a experiência, e a sensibilidade humanas).
Uma das “máximas” do “Compliance” é a de que ele precisa ser tão firme, presente e robusto para “dentro” quanto para “fora”, ou seja, tanto no contante à própria organização quanto no que se refere à sua interação com “o mundo”, no caso os terceiros; objeto deste convite à reflexão sobre o que pode e precisa ser feito no tocante à “dor de cabeça do momento”.
A crença de que o tema dos terceiros pode ser “resolvido” de forma contratual demonstra cada vez mais fragilidade, pois embora deva ser mesmo motivo de muito cuidado e de melhoria constante, e crescente, de cláusulas que procurem “afastar” problemas, gerar compromissos e garantias, e mesmo incluir penalidades, na prática nem sempre será o suficiente – inclusive no que se refere à imagem e à reputação organizacional.
Quando a organização identificar “problemas” com terceiros (através de seus próprios mecanismos de monitoramento, em função de denúncias, ou ainda como decorrência de “operações” das autoridades), é claro que deve rapidamente acionar suas equipes de “compliance” e jurídico” para avaliar os próximos passos, e a depender do caso implementar as salvaguardas e proteções que os contratos previrem. Mas, em muitos casos, “o estrago” na reputação e da imagem “já estará instalado”.
Embora não seja possível “blindar” totalmente as organizações no caso de questões com terceiros e nem mesmo com relação ao crime organizado e ao terrorismo, torna-se mais e mais importante que se consiga demonstrar que de fato a organização empregou seus melhores esforços possíveis (“best efforts”), em todos os níveis do tema.
Todas as áreas comerciais, de suprimentos/compras, vendas, parcerias, operações e as que de alguma forma tiverem interação com terceiros precisam ser permanentemente treinadas e conscientizadas da importância de se selecionar, contratar, monitorar e acompanhar todas as pessoas e todas as organizações e empresas com as quais se relacione.
Demonstrada a efetividade das melhores práticas em “due diligence” com relação a terceiros (inicial, periódica e constante), na construção de contratos que realmente procurem proteger a empresa da melhor forma possível, ainda pode ser preciso lidar com questões tão tradicionais como permanentes como a “culpa in elegendo” e a “culpa in vigilando” – que nem sempre se consegue “afastar”.
Nunca é demais recordar que as diversas modalidades de terceirização podem ajudar muito na estratégia e na operação das organizações, mas apenas nas “tarefas”, pois não afastam aas responsabilidades; mesmo quando “dessa forma” previsto em contratos – pois a reputação de uma organização pode ser destruída (ou bastante atacada) por deslizes que poderiam ter sido evitados.
Reforçamos, ainda, que a “categoria especial de terceiros”, que potencialmente envolva o crime organizado e o terrorismo (que infelizmente estão crescendo e povoando, também as pautas nacionais e internacionais) requer ainda mais cuidado e atenção, de todos e em todos os momentos. Inclusive por conta das sanções (inclusive internacionais) que estão ficando cada vez mais rigorosas.
Sistemas de verificação, análise e seleção, automatização de práticas e de etapas que reduzam o risco de interferência humana que tente burlar os controles, coleta e revisão permanente de “certidões” e informações públicas, aplicação da inteligência artificial, e “mais do que nunca” a consciência da importância de conhecer o seu cliente, o seu fornecedor, o seu parceiro, e suas “extensões” (o fornecedor, do fornecedor, do fornecedor… até que se englobe toda a cadeia produtiva e os “beneficial owners” de todas as empresas – e até de fundos – envolvidos).
Precisamos recordar, sempre, que uma das principais “defesas” das organizações em termos de responsabilidades, é a demonstração da existência de um programa de compliance efetivo, que não significa que seja infalível, mas que de fato “inclui tudo o que poderia ser feito”.
Logicamente, as organizações seguirão buscando as melhores oportunidades financeiras para a redução e a contenção de custos, procurando parceiros e fornecedores com “melhores preços”, mas é preciso que estejam efetivamente conscientizadas dos riscos de escolhas mal feitas, ou baseadas em critérios equivocados (como “apenas” o preço”), pois com muita frequência os deslizes demonstrarão que “o barato sai caro” – e quando surgem as crises, custam muito, muito, mais do que os programas de compliance e de governança corporativa.
Empresas, consultorias, escritórios de advocacia, autoridades (nacionais e internacionais), associações de classe e em suma “todo o mercado” estão revendo e aprimorando suas metodologias e sistemas para avançar nesse tema, pois a complexidade “só aumenta” e as tentativas de burlas, de conluios, de golpes e de novas estruturas (com, por exemplo, mais “camadas” que dificultem a verdadeira compreensão de quem são em última análise os terceiros), no mais evidente exemplo de melhoria e de evolução constantes.
Sabemos que quanto mais se avance nos sistemas, nos critérios, das “due diligences”, nos contratos e nos monitoramentos dos terceiros, os “maus terceiros” também procurarão aprimorar seus métodos, de forma que temos que repetir que é fundamental que a área de “compliance” (interna e com apoio externo especializado) siga presente, através de políticas, de conscientização e de treinamentos constantes e cada vez mais frequentes.
Acreditamos fortemente que essa nova realidade venha a ajudar as áreas de “compliance”, que em várias organizações estavam perdendo relevância, pessoas, força e recursos, mas que agora voltam a ser valorizadas e reconhecidas, pois a vigilância precisa ser constante, efetiva e especializada, com apoio da tecnologia, da automação e da inteligência artificial, mas sem jamais substituir a experiência e a atuação humana.
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