Como o programa de compliance pode ajudar na gestão e relação com os fornecedores?

A gestão de fornecedores é um desafio inadiável. Os gestores mais engajados já perceberam que a qualidade da cadeia produtiva, em seus mais diversos pontos de contato, está diretamente associada à velocidade com que a empresa é capaz de crescer. Ou seja: bons relacionamentos comerciais são o combustível do desenvolvimento sustentável.

Se você ainda não está convencido de que o programa de compliance deve também incluir a gestão de terceiros, é hora de rever as suas premissas.

Neste post, você conhecerá um pouco mais sobre a importância das parcerias comerciais e, em seguida, saberá quais são os principais desafios e as melhores práticas que a área de compliance pode implementar. Além disso, entenderá de que maneira pode impulsionar a gestão de fornecedores. Boa leitura e bons insights! 

Qual é a importância da gestão de fornecedores?

Em qualquer empresa, independentemente do ramo ou do segmento em que atue, os fornecedores têm um papel de destaque no pleno funcionamento da cadeia produtiva. São eles que garantem a disponibilidade de matéria-prima/ prestação de serviços essenciais e, assim, permitem que o negócio possa focar no core business — e estruturar um crescimento sustentável no médio e longo prazo.

Não há nenhum exagero em afirmar que a gestão de fornecedores é mais do que uma atividade operacional: é uma tarefa estratégica. Quando executados de forma eficiente, com base em diretrizes claras e alinhadas às normas da companhia, os processos terceirizados geram resultados cada vez mais expressivos.

“Os fornecedores são essenciais à continuidade dos negócios, mas é preciso tomar cuidado com os riscos de compliance“, sinaliza Matheus Cunha, CEO da T4 Compliance. Realmente, o sucesso da cadeia de suprimentos vai muito além do abastecimento no prazo combinado, e é preciso estabelecer boas práticas de relacionamento para assegurar a integridade e a competitividade da empresa. 

Na prática, a importância da gestão de fornecedores ultrapassa a divisão de departamentos. Ao contrário do que vários profissionais podem pensar, ela não é missão exclusiva do time de compras, por exemplo, ao administrar as demandas de insumos. Afinal, os responsáveis por processos logísticos e pelas obrigações financeiras também têm ampla interface com as empresas terceirizadas. Além da área de compliance, que possui papel essencial na verificação da integridade dos terceiros, antes e durante o relacionamento com a empresa. 

Quais são os principais desafios da gestão de fornecedores?

Para Cunha, à frente da T4 Compliance e lidando cotidianamente com gerenciamento de riscos, o relacionamento com terceiros precisa ser conduzido com cautela. “Diferentemente do que ocorre com os colaboradores, que vivenciam a cultura organizacional no dia a dia, os fornecedores precisam de acompanhamento contínuo para que possam, de fato, conhecer a dinâmica e as normas corporativas”, ressalta o executivo.

Para o profissional, um dos maiores desafios está justamente na gestão descentralizada da carteira de fornecedores. “Muitas vezes, profissionais diferentes dividem as tarefas voltadas à interação com terceiros. Com isso, pode haver um impacto negativo na eficiência da prestação de serviços, já que as informações não são totalmente conectadas”, complementa.

Outro possível entrave que merece atenção diz respeito à capacidade de monitorar, de forma próxima e coerente, o desempenho da relação comercial com agentes externos, validando a efetividade do serviço para além do contrato. É aí que se destaca, também, a relevância do compliance. Sobre o assunto, Cunha explica que “tradicionalmente, as áreas de compliance são enxutas e sofrem com a falta de recursos — financeiros, humanos e mesmo tecnológicos —, o que causa certa insegurança nos profissionais”. A melhor forma de minimizar os impactos negativos, preservando a transparência dos fluxos de trabalho, é garantir que todos os envolvidos estejam cientes de suas responsabilidades.

Quais são as melhores práticas de gestão de fornecedores?

Diferentemente do que acontece na administração de riscos corporativos, que têm diretrizes e metodologias consagradas, a gestão de terceiros não conta com soluções prontas. “Cada organização deve buscar a estruturação de processos de acordo com a sua realidade, com os seus recursos, com a sua cultura e em obediência ao seu sistema de governança”, aponta o CEO da T4 Compliance.

Isso não quer dizer, porém, que não existam estratégias consolidadas para potencializar o relacionamento entre a empresa e a carteira de fornecedores. Pelo contrário: estabelecer uma sequência de políticas e procedimentos, mobilizando os responsáveis de cada demanda, faz toda a diferença nos resultados das parcerias comerciais. Portanto, cabe às lideranças a incumbência de formatar o fluxo ideal de atividades e de assegurar o cumprimento de cada uma delas.

Respeitando as particularidades das companhias, Cunha sugere que o ponto de partida deve ser a categorização dos fornecedores. Dividi-los em categorias e subcategorias — a partir do tipo de insumo negociado/ risco envolvido, por exemplo — pode ser uma forma de organizá-los internamente, personalizando as tratativas com mais coerência e assertividade.

Além disso, os esforços de aculturamento, por sua vez, são valiosos. Ainda que sejam encarados como terceiros e que não vivenciem a rotina do negócio, é interessante propor medidas capazes de ambientá-los na cultura organizacional. E mais: a comunicação contínua, em termos claros e diretos, é extremamente benéfica para a manutenção de um relacionamento mutuamente ético e produtivo.

Matheus Cunha lembra, ainda, que a formalização da associação não encerra a preocupação com a gestão de fornecedores. “O contrato deve cobrir, por exemplo, a auditoria regular de transações financeiras e contábeis, mas, por outro lado, é válido também que identifique se o parceiro mantém políticas próprias de compliance, o que, na ponta da cadeia, mitiga os riscos das empresas com as quais faz negócio”.

Por fim, embora não menos importante, o monitoramento recorrente é fundamental para essa boa gestão — e a melhor forma de fazê-lo é respeitar as particularidades de cada categorização. “As análises de acompanhamento são ainda mais efetivas quando, ao estipular a frequência, o líder leva em conta o grau de importância do terceiro”, sintetiza Cunha. Um fornecedor de baixo risco pode ser avaliado a cada dois anos, enquanto um de alto risco, deve ser reativado a cada seis meses.

Como o programa de compliance pode ajudar na gestão de fornecedores?

Em termos gerais, o programa de compliance deverá incluir a gestão de terceiros. E, como mencionado, deverá ser elaboradas políticas e procedimentos a serem adotados em relação a terceiros, desde que a centralização da contratação na área de suprimentos, due diligence diretamente pela área de compliance ou com o apoio da mesma, validação dos contratos pelo jurídicos, monitoramento do cumprimento do contrato e auditorias periódicas. 

“O resultado dessa combinação destes procedimentos é, sem dúvida, altamente positivo. “Cria-se um sistema que garanta que, no fim do dia, todos os agentes cumpram com as suas atribuições e preservem os interesses da empresa — e não os seus próprios interesses”, finaliza Matheus Cunha.

Diante disso, fica evidente que um dos temas essenciais do programa de compliance é a gestão de terceiros que deve ser realizada em conjunto por diversas áreas. Afinal, mais do que garantir a disponibilidade de matéria-prima no estoque/ os serviços essenciais que a empresa necessita, é preciso zelar pelos princípios que regem as transações dentro e fora da companhia.

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Imagem: Freepik

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