No ambiente corporativo, que se torna cada vez mais regulado e exigente, contar com um programa de Compliance bem estruturado é necessário para assegurar o cumprimento das legislações e regulamentos, além de promover uma cultura de integridade dentro das empresas. No entanto, o sucesso de um programa como esse vai além de simplesmente obedecer às regras – ele demanda uma abordagem estratégica, alinhamento com a cultura da organização e forte liderança.
Neste artigo, vamos apresentar um passo a passo detalhado para implementar um programa de Compliance eficaz, fundamentado nos pilares essenciais da conformidade e nas melhores práticas adotadas no mercado.
A importância da cultura organizacional no Compliance
A conformidade não deve ser vista como um conjunto de regras impostas, mas como parte do DNA da empresa, onde os valores éticos e a integridade são reforçados continuamente.
Para isso, é fundamental que a cultura de Compliance seja internalizada por todos os colaboradores, independentemente de seus cargos. Isso significa promover um ambiente onde a ética seja valorizada e os comportamentos éticos sejam incentivados e recompensados.
Treinamentos regulares e ações de comunicação podem ser bons exemplos de formas utilizadas para reforçar a importância da conformidade e, em paralelo a isso, os líderes precisam dar o exemplo, agindo sempre de acordo com os princípios estabelecidos.
Na prática, você pode seguir alguns passos:
1. Tenha o suporte da alta administração
O primeiro passo para implementar um programa de Compliance eficaz é garantir o total suporte da alta administração. Sem o envolvimento direto dos executivos e líderes, o programa dificilmente terá sucesso.
A alta administração deve não só apoiar o programa, mas participar ativamente da sua construção e execução, demonstrando comprometimento com a conformidade em todos os níveis da organização.
2. Faça a avaliação de riscos
A avaliação de riscos, ou mapeamento de riscos de Compliance, é a etapa onde se identificam os riscos potenciais que podem comprometer a integridade da organização. O entendimento detalhado dos riscos permite que a empresa priorize ações e desenvolva controles para minimizar essas ameaças.
A natureza dos riscos varia conforme o setor de atuação e a estrutura organizacional, por isso, é importante que essa etapa seja feita sob medida para cada empresa, considerando suas particularidades.
3. Implemente um código de conduta e políticas de Compliance
A implementação de um código de conduta é um dos pilares centrais de qualquer programa de Compliance. O código deve abordar não apenas as normas legais, mas também os valores éticos que a empresa deseja promover. Políticas claras devem ser estabelecidas, cobrindo áreas como conflito de interesses, relacionamento com terceiros e o uso responsável de recursos da empresa.
Esse documento serve como um guia para os colaboradores, orientando-os sobre as expectativas e regras da organização.
4. Aplique os controles internos
Os controles internos são mecanismos utilizados para garantir que as atividades da empresa estejam alinhadas com as políticas de Compliance. Isso inclui controles financeiros, operacionais e de governança, que asseguram que todas as transações e ações estejam documentadas e transparentes.
Os controles internos devem ser revisados regularmente para garantir que estão funcionando corretamente e que não há brechas que possam comprometer a conformidade da organização
5. Invista em treinamento e comunicação
A cultura de Compliance deve ser disseminada por toda a organização, e a melhor forma de garantir isso é por meio de treinamentos e uma comunicação eficaz. Treinamentos regulares, adaptados a cada departamento, são fundamentais para que todos os colaboradores entendam suas responsabilidades e como contribuir para a conformidade da empresa.
A comunicação interna também deve ser clara e contínua, destacando a importância do compliance e informando sobre as políticas e diretrizes em vigor.
6. Disponibilize canais de denúncias funcionais
Disponibilizar canais de denúncia confiáveis é um dos passos essenciais para garantir que possíveis violações sejam identificadas e tratadas de forma adequada.
Os canais devem ser seguros, garantindo o anonimato e a proteção dos denunciantes. Além disso, é importante que a empresa adote políticas de não retaliação para que os colaboradores sintam-se encorajados a reportar irregularidades.
7. Tenha agilidade e assertividade nas investigações internas
Ao receber uma denúncia, a empresa deve agir com agilidade, conduzindo investigações internas para apurar as alegações.
O processo de investigação deve ser conduzido de forma transparente e justa, sempre respeitando os direitos dos envolvidos e garantindo que as medidas corretivas sejam tomadas, quando necessário.
8. Siga o processo de Due Diligence
A due diligence é um processo contínuo que garante que a empresa está trabalhando com parceiros e fornecedores que compartilham dos mesmos valores éticos. Antes de firmar qualquer contrato, é essencial avaliar o histórico e a reputação das partes envolvidas, minimizando o risco de envolvimento em práticas antiéticas.
9. Implemente as auditorias e o monitoramento
Para garantir que o programa de compliance esteja funcionando conforme o planejado, é necessário implementar auditorias e monitoramentos constantes. Essas auditorias verificam se todos os pilares do programa estão sendo cumpridos e se há necessidade de ajustes ou melhorias.
10. Preze por diversidade e inclusão
Diversidade e inclusão são temas cada vez mais relevantes nas empresas modernas, e também fazem parte de um programa de compliance de sucesso. A inclusão de práticas que valorizem a diversidade de ideias, experiências e perfis dentro da organização fortalece o ambiente de trabalho e promove a igualdade de oportunidades.
O papel do Compliance Officer e a formação de uma equipe de Compliance
O sucesso de um programa de Compliance está diretamente relacionado à competência da equipe responsável por sua implementação e monitoramento.
O Compliance Officer é o profissional designado para liderar esse processo. Sua função vai muito além de apenas garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis – ele também atua como um facilitador, promovendo a cultura de compliance e assegurando que todas as áreas da empresa compreendam suas responsabilidades.
Além disso, é essencial formar uma equipe capacitada e alinhada aos objetivos da organização. Essa equipe deve ter uma visão global do negócio e habilidades para lidar com os diferentes desafios, tanto internos quanto externos. A formação contínua, o acesso a recursos atualizados e o suporte da alta administração são fundamentais para o sucesso dessa equipe.
O que fazer para crescer na área da forma certa?
Nesse sentido, ao seguir os passos deste artigo, as empresas não apenas estarão em conformidade com as leis. Contudo, para continuar crescendo da forma correta, essas organizações também precisam de profissionais atualizados, com novos conhecimentos que vão colaborar com a promoção de uma cultura ética e de integridade, essencial para o sucesso em longo prazo.
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