Nos últimos meses tenho me dedicado quase que integralmente a conversar com líderes de compliance em corporações e escritórios de advocacia. Nessas oportunidades é possível ver como os programas de compliance de fato avançaram em diversas frentes: liderança sênior e conselheiros cada vez mais envolvidos no processo (apesar de aqui ainda ver alguns desafios), análises de risco diversificada, due diligence, ampla gama de políticas e procedimentos muito bem constituídos, formalizados, aprovados e divulgados, treinamentos e comunicações recorrentes, atingindo das áreas operacionais à alta liderança.
Mas um pilar em específico ainda me parece incipiente: Investigações Internas. Aqui, é muito comum a preocupação com a existência de um “canal de denúncia independente” – mas de que adianta essa independência e ótimas ferramentas e processos de registro de tais relatos, se dali em diante o processo investigativo for falho, superficial e, ainda que com maiores esforços, este seja mal conduzido? E as consequências podem ser trágicas – para o denunciado e para a corporação! Hoje é fácil afirmar que a grande maioria das evidências estão em meios digitais – como pode ser viável investigações puramente analógicas? Não é incomum ver grandes empresas, inclusive de capital aberto, conduzindo investigações majoritariamente por meio de – pasmem – apenas entrevistas, sem ferramentas para descoberta de transações ou comunicações eletrônicas que poderiam tranquilamente trazer respostas muito mais assertivas e contundentes, sem que uma única entrevista fosse conduzida. Aos advogados pergunto: O que é mais factual?
- um e-mail, ou uma conversa de Teams (desde que corretamente coletada); ou
- Um ata de entrevista? Entrevista essa que pode ter sido executada sem a técnica correta, enviesada e com grande potencial de subjetividade e talvez até (inconscientemente) distorcida por fatores emocionais (tanto do entrevistador quanto do entrevistado).
Isso sem falar no fato de que a melhor prática de entrevistas exige que o entrevistador possua um arcabouço de evidências e fatos previamente investigados – exatamente para ter a capacidade de contrapor argumentos, contradições ou inverdades (naturalmente) trazidas pelo entrevistado. Entrevistas investigativas (exceto entrevistas exploratórias) sem investigação prévia são um erro, e infelizmente vimos isso com grande recorrência.
Da mesma forma, ao longo dessas conversas ouvi dezenas de relatos de investigadores corporativos e advogados que recebem a orientação de conduzir revisão de documentos na mão – ou seja, abrir (por exemplo) a caixa de e-mail de um Colaborador apenas com ferramentas do Office e ir buscando as comunicações por buscas simples de palavras – processo esse, que, além de ineficiente, me parece até um tanto irresponsável, afinal, quantas vezes você busca um e-mail que você mesmo mandou, você sabe as palavras que usou, para quem mandou e ainda assim, tem dificuldade de encontrar? Imagine o que é procurar um e-mail que você não sabe bem se existe? Sem falar em:
- documentos escaneados, que sem ferramenta apropriada de OCR não são “buscáveis”.
- Áudios que, sem que sejam transcritos, também não são buscáveis;
- A leitura inúmeras vezes de documentos e anexos duplicados, gerando uma ineficiência em horas trabalhadas;
- Ausência de controle do processo de revisão e divisão apropriada do trabalho investigativo entre profissionais (sejam internos ou externos);
E muitos, mas muitos outros exemplos.
E qual argumento para tudo isso? Sempre dois:
- Não tenho volume para ter uma ferramenta:
- O budget.
Para o item 1, diria que não é uma questão de quantidade mas de qualidade. Uma única investigação no ano, mal conduzida pode trazer consequências drásticas, para a corporação e sobretudo para as pessoas – logo, essa única investigação mal conduzida, por si só, (deveria) já justificar a necessidade do investimento em tecnologia apropriada – nada vale a tranquilidade de saber que os melhores esforços foram feitos. E mais, garanto: com a ferramenta disponível, tenho certeza de que sua utilização será MUITO maior do que a que você consegue ver hoje, pelo simples fato da ferramenta estar lá, e você passará a utilizá-la de forma frequente. Não tendo a ferramenta, você nunca descobrirá novos casos de uso.
Para o item 2, faço o seguinte exercício: para as demais frentes, o seu programa de compliance nasceu com o budget adequado? Ou ele também não existia? É verdade que tais ferramentas já foram caras, mas hoje estão super acessíveis – por vezes custando menos que um analista júnior. De qualquer forma, é fácil demonstrar que possuindo a ferramenta in-house, seu custo é facilmente pago, com a diminuição de gastos nas investigações que eventualmente precisam ser terceirizadas – seja pela não necessidade de contratar tais tecnologias dos terceiros ou pela economia de horas de trabalho dos terceiros contratados, que terão ferramentas apropriadas para uso.
Gosto da analogia às ferramentas de due diligence. Hoje 95% das “empresas que converso” têm acesso a tais ferramentas. Mas não tem as ferramentas de auxílio a investigações.
De que adianta um programa de compliance quase perfeito se na hora da apuração, talvez a etapa mais sensível, o processo é básico, ineficiente e com gigantes lacunas que podem levar a casos “inconclusivos” ou pior: conclusões equivocadas?
Querendo saber mais sobre o tema e tais ferramentas, me coloco à disposição.
