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Saber como conduzir uma investigação interna de maneira eficiente é essencial para o profissional de Compliance que deseja se destacar no mercado. Isso porque esse processo acontece em empresas de portes e segmentos diversos e, além de entender a teoria, é importante saber como executá-la de forma que faça sentido com a realidade de cada companhia.
Para proporcionar uma visão completa sobre o assunto, vamos abordar neste artigo os seguintes tópicos:
- o que são investigações internas;
- porque fazer investigações internas;
- como funciona uma investigação de Compliance e quais as características de um investigador;
- como conduzir uma investigação interna.
Se você deseja se aprofundar ainda mais no assunto, pode fazer o download do nosso e-book sobre investigações internas e ter contato com o conhecimento compartilhado por quem tem experiência no mercado.
O que são investigações internas?
De maneira simples, investigar nada mais é do que averiguar fatos. Portanto, em relação a alguma denúncia relatada, por meio do canal de denúncias da empresas ou diretamente a área de compliance, ou a algum fato constatado através dos controles internos ou monitoramento do Programa de Compliance ou outras situações que podem ensejar uma investigação interna, como investigações ou processos iniciados pelo Poder Público, esta deve compreender o que houve, qual foi o tipo de conduta, as circunstâncias, as pessoas envolvidas, bem como e se infringe alguma norma interna ou externa.
Nesse contexto, há uma averiguação de conduta, buscando identificar se houve ou não uma postura imprópria e também se ocorreu alguma violação de leis ou de políticas internas.
Como garantir que as investigações internas tenham credibilidade?
Para que tenham credibilidade, as Investigações devem ser percebidas como:
- rigorosas;
- independentes;
- analíticas.
Não estamos tratando de qualquer tipo de investigação, mas das que acontecem dentro das organizações, ou seja, investigações corporativa — o que significa que estamos analisando o que ocorreu ou pode ter ocorrido em setores internos ou até mesmo em relações com parceiros, fornecedores e clientes.
Nesse sentido, uma investigação eficaz protege os interesses da empresa e dos seus acionistas, a fim de prevenir e de detectar más condutas, interromper a prática de atos ilícitos e adotar procedimentos de remediação.
Esse tipo de olhar mais cuidadoso com a companhia tem o objetivo de garantir que a mesma esteja em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis, mas também abre espaço para a melhoria contínua dos processos internos.
Para garantir que tais averiguações sejam vistas com credibilidade, é importante que sejam rigorosas, ou seja, sem a flexibilidade que beneficie pessoas e setores específicos. Além disso, essas averiguações precisam ter um viés bastante analítico para encontrar pontos cruciais a serem prevenidos ou mitigados.
Por que fazer investigações internas?
Como já introduzimos anteriormente, as investigações são necessárias por dois pontos:
- encontrar problemas que precisam ser resolvidos e prontamente interrompidos;
- prevenir problemas futuros de acordo com as vulnerabilidades encontradas.
Toda essa análise vai beneficiar a organização de diversas maneiras, o que reforça ainda mais a relevância desse processo.
Uma empresa que passa por questões de má conduta que acabam se tornando públicas, por exemplo, tem a imagem corporativa mais vulnerável frente ao mercado. Isso significa que a investigação interna também colabora com a proteção da imagem da marca, reputação organizacional e até mesmo com a valorização da empresa.
Como funciona uma investigação de Compliance?
Primeiro, é analisada a denúncia ou fato que ensejará a investigação, depois é realizada uma triagem para, então, ser definido o investigador (ou uma equipe, em alguns casos), que pode ser:
- interno — no caso de ser uma empresa com alta demanda de investigações, é necessário ter um time interno e independente para não haver conflito de interesses;
- terceirizado e especializado — opção ideal para investigações mais críticas, necessitando de um olhar com domínio ainda mais técnico e independente para efetuar procedimentos robustos de obtenção, guarda, análise e reporte dos resultados;
- designado — a depender da disponibilidade de time, da complexidade do caso e de outros detalhes, alguns colaboradores de áreas como Auditoria Interna, Finanças, Compliance, Jurídico e RH podem ser designados para realizar as investigações, mantendo o cuidado em serem rigorosos, analíticos e independentes.
Quais as principais características de um investigador?
Os profissionais que trabalham com investigação interna precisam contar com algumas características específicas que colaboram com a eficácia da execução do trabalho no dia a dia, são elas:
- profissionalismo, discrição, integridade e respeito;
- competência técnica e conhecimento das operações em análise;
- objetividade e imparcialidade.
Como conduzir uma investigação interna?
O investigador deve seguir alguns passos para realizar a investigação interna. Vamos citar quatro etapas essenciais, mas é importante entender que as averiguações devem ser personalizadas, sendo moldadas a cada caso.
Como um bom investigador, você precisa conhecer quais etapas são essenciais, mas também precisa estar atento às possibilidades de otimizar o processo de acordo com cada contexto.
São os passos essenciais para realizar uma investigação interna eficiente:
- plano de investigação — basicamente, esse documento é um guia do passo a passo nas averiguações;
- análise dos documentos e entrevistas — para entender as denúncias e os fatos e colher o máximo de informações (algumas investigações demandam procedimentos adicionais, como coleta e análise forense);
- relatório — conclusão do processo investigativo, ou seja, resposta aos quesitos que foram elaborados durante o plano de investigação e, caso confirmados os fatos, as recomendações de medidas disciplinares e de remediação necessárias;
- distribuição do relatório e encerramento do caso — um grupo de profissionais imparciais devem avaliar os resultados e decidir as ações que serão tomadas para finalizar as investigações. Geralmente, um comitê para garantir a governança e independência do processo de investigação.
Se você deseja conhecer os tópicos indispensáveis para montar um bom plano investigativo, bem como entender como funcionam as entrevistas — que são consideradas ações bastante delicadas e importantes do processo como um todo — e saber quais são os tópicos normalmente abordados nos relatórios, precisa fazer o download do nosso e-book Investigações de Compliance – Antes, Durante e Depois.
Um ponto importante sobre as investigações internas é que se não forem conduzidas de forma adequada podem trazer riscos tanto para as empresas como para a equipe de investigação.
Curso de Investigações Internas Corporativas
Para os profissionais que desejam estar preparados para realizar investigações internas de forma adequada, é indicado ter uma capacitação que proporcione bons aprendizados. Contar com uma certificação também é importante, já que é uma forma de validar seus conhecimentos.
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