As empresas estão sujeitas a todo tipo de riscos relativos a fraudes e corrupção, bem como pela conduta antiética dos seus funcionários. Neste sentido, as investigações internas de compliance estão ganhando força no meio corporativo, como forma de resolver esses problemas e devolver a ordem nas áreas afetadas.
Uma investigação rigorosa, independente e analítica é capaz de prevenir e detectar qualquer atividade ou processo que não esteja de acordo com as políticas internas e as leis e regulamentos. Assim, é uma forma das companhias e seus acionistas protegerem seus interesses e da organização.
Diante disso, conversamos com Alexandre Serpa, coordenador do curso de compliance anticorrupção da LEC para saber como funciona as investigações internas de compliance. Continue a leitura e saiba como realizar na sua empresa!
Veja como funcionam as investigações internas de compliance
Uma investigação interna pode ser iniciada de diversas maneiras. A mais comum é por meio de uma denúncia. De acordo com um relatório da Associação de Examinadores Certificados de Fraudes (ACFE), 40% das fraudes investigadas em uma empresa são identificadas depois de denunciadas por um funcionário ou terceiros.
O processo ainda pode ser iniciado depois de uma auditoria interna, algo natural em uma organização. É o caso das fraudes financeiras, que podem ser encontradas depois de uma revisão nos pagamentos realizados.
Alexandre Serpa explica que também pode acontecer de uma investigação externa (pela polícia federal, por exemplo) com algum parceiro ou ex-funcionário motivar um processo interno. Até mesmo problemas em concorrentes podem exigir uma revisão na organização, caso ela tenha práticas semelhantes ao que está sendo investigado em outros lugares.
Depois de receber uma denúncia ou indício de problema, é hora de iniciar uma investigação interna de compliance. Ela pode ser realizada por um profissional especializado ou uma equipe dedicada da própria empresa ou terceirizada. De qualquer modo, é importante haver isenção e confiança em todo o procedimento.
Em seguida, os responsáveis vão fazer um plano de investigação com cada passo necessário para concretizá-la. Ele deve conter o motivo do processo, as hipóteses levantadas, documentos necessários, as perguntas a serem respondidas e as pessoas a serem entrevistadas, sejam elas testemunhas ou investigados. Daí em diante, são feitas as entrevistas e o relatório com os pareceres dos investigadores.
Conheça as vantagens de uma empresa adotar esse processo
Muitas empresas ainda resistem em realizar investigações internas de compliance, por acreditar ser melhor esconder os problemas. No entanto, em médio e longo prazos, essa postura pode ser perigosa, uma vez que submete a empresa a sanções legais e penais, danos financeiros e na imagem da organização.
De fato, um processo de investigação pode não resultar em nada, com a conclusão de que a denúncia ou questionamento não procede. Isso não significa que ele não é válido, uma vez que só a desconfiança já é suficiente para detectar que existe um problema.
Afinal, se uma denúncia foi feita, ela pode representar uma fraude ou outro tipo de delito se for confirmada. Mas, se não for, pode indicar problemas de relacionamento ou de processos que podem afetar a cultura organizacional e o ambiente de trabalho.
Assim, de uma forma ou de outra, uma vez que uma denúncia ou fato motivaram uma investigação interna, eles devem ser averiguados da melhor forma possível. O resultado para a empresa vai ser sempre benéfico, pois pode apontar um problema que precisa ser corrigido ou algum ponto de melhoria, ainda que na comunicação entre as pessoas.
Por isso mesmo, as investigações internas de compliance devem ser vistas sempre com naturalidade, sem interferir na rotina da empresa. Pode ser considerado como um processo à parte, paralelo ao funcionamento da organização.
Entenda como colocar o processo de investigações na prática
Por mais simples que o processo de investigações internas de compliance possa parecer, é preciso observar alguns critérios para que ele seja bem-sucedido. O primeiro deles é a confidencialidade. Depois de fazer uma triagem e resolver que é necessário investigar uma ocorrência, por exemplo, apenas os responsáveis pelos canais de denúncias e os investigadores devem saber a fonte.
Isso é necessário porque, do contrário, a investigação pode por em risco a imagem dos investigados, dos denunciantes e da própria empresa. Além disso, se a investigação não for sigilosa, as pessoas envolvidas podem começar a esconder ou destruir provas e evidências ou até ameaçar testemunhas, atrapalhando o processo.
Serpa destaca que as informações podem vazar o tempo todo durante o processo de investigação. O investigador pode falar demais em uma entrevista, o denunciante pode contar para alguém, ou o investigado pode descobrir quem fez a denúncia.
Outro desafio, ressalta o especialista em compliance, é o excesso de confiança gerado pelas investigações internas de compliance. Se esse processo se torna algo recorrente na empresa, as pessoas podem temer denunciar os outros com medo de serem punidas adiante.
Por isso, um ponto fundamental para a realização de investigações é contar com um bom programa de compliance, com profissionais especializados. Pois ele é importante para garantir os meios e os recursos necessários durante o processo. Do contrário, pode ser um desafio coletar as informações suficientes para concretizar uma investigação.
Dessa forma, alguns pontos devem ser considerados durante as investigações internas de compliance:
-
a vida pessoal e a privacidade das pessoas não devem ser investigadas;
-
é preciso ter um motivo justo para dar início ao processo;
-
os equipamentos, os sistemas e toda a infraestrutura da empresa podem ser usados, desde que não haja uma expectativa de privacidade;
-
a empresa deve fornecer todos os meios para garantir o sigilo e o tempo necessário para a investigação.
Uma consequência das investigações internas de compliance é a proposição de melhorias nos processos e no próprio programa de compliance. Afinal, o objetivo é evitar que novas ocorrências semelhantes aconteçam no futuro. Portanto, é muito importante manter os canais de denúncia os controles sempre ativos, de modo a reduzir problemas com fraudes e corrupção dentro da organização.
Gostou de saber como funcionam as investigações internas de compliance? Quer entender mais sobre o assunto? Então, baixe gratuitamente agora mesmo o ebook Investigações de Compliance. Antes, Durante e Depois, produzido pela LEC, com a autoria do Alexandre Serpa.
