A comunicação é um dos principais pilares do programa de compliance. Afinal, os colaboradores precisam entender os objetivos, as regras e o papel de cada um para que o programa de compliance seja bem-sucedido.
Isso porque o propósito do compliance vai muito além de criar e documentar processos. Ele existe para criar uma cultura de ética e integridade real dentro da organização, o que muitas vezes exige uma renovação fundamental da cultura atual.
Isso não é possível sem uma boa comunicação, e muito menos sem interagir com os colaboradores. Tendo contato com eles é a forma mais eficaz de passar a mensagem do compliance, e de mantê-la como parte do dia a dia dos funcionários.
A humanização é vista por muitos como o futuro do compliance; enquanto as bases do programa estão se tornando a norma, a escalabilidade e otimização deve ser o próximo passo. E quando o assunto é pessoas, a tecnologia é vista como a antítese fria dessa estratégia.
Tecnologia como condutor da humanização
A humanização do compliance na verdade não seria possível sem o auxílio da tecnologia. Por exemplo, podemos analisar o simples recolhimento de aceites em políticas corporativas. É uma das tarefas mais básicas da equipe de compliance, e envolve: criar políticas, aprová-las pela administração, cobrar a aprovação e documentá-la, enviar para todos os colaboradores, cobrar aceites, escalonar cobrança aos gestores, atualizar as políticas (repetindo todo o fluxo de aprovação) e ainda ter as evidências organizadas.
Quando até as obrigações mais simples da equipe de compliance exigem tanto, quando, e quem, vai poder se dedicar a campanhas mais estratégicas voltadas para envolvimento de colaboradores?
Como seria possível organizar ações em conjunto com os recursos humanos, o marketing e outras áreas para criar uma comunicação homogênea dos valores do compliance e, por conseguinte, da empresa?
O aumento constante da equipe infelizmente não pode ser uma saída. No entanto, automatizar todos os processos do compliance com tecnologia, e a alocação do tempo e da mão de obra para a comunicação já é uma realidade fácil de ser alcançada com as ferramentas certas.
People-centric compliance: como algoritmos, RPA’s e outras ferramentas tornam possível
Conseguimos estabelecer que a abordagem humana e pessoal do compliance e a aplicação de ferramentas tecnológicas precisam andar juntos. Mas como isso funciona na prática? O que você deve buscar para aplicar esses processos na sua empresa?
Uma das ferramentas mais importantes é Robotic Process Automation (RPA), ou Automação de Processos por Robô. Com isso, processos repetitivos (como a cobrança de aceites em políticas, por exemplo), são feitas automaticamente.
Isso também pode ter muitas outras utilidades:
- Cobrança de realização de treinamentos
- Automação do fluxo de aprovação de políticas
- Detecção automática de possíveis conflitos de interesse
- Escalonamento automático de cobrança e alerta a gestores
- Etc.
Outra tecnologia usada na automação do compliance é o Machine Learning, ou aprendizado de máquina. Esse conceito é normalmente associado à Inteligência Artificial, e um dos diferenciais é permitir a troca de comunicação entre pessoas e máquinas, não só uma comunicação unilateral como no caso das cobranças por e-mail.
Isso pode ser aplicado de diversas formas, como no atendimento aos funcionários sobre processos, políticas e outras dúvidas relacionadas ao programa de compliance, por exemplo.
E hoje em dia já é possível fazer avaliações objetivas de denúncias ou desviar uma denúncia ao compliance officer mais adequado, sem intervenção humana.
O futuro da comunicação e compliance: WhatsApp
Tudo isso é muito inovador, mas é dependente de uma fluência digital e um acesso a certas ferramentas que nem sempre são a realidade. Por exemplo, computadores, e-mails, internet constante. No entanto, especialmente em alguns setores, a maior parte da mão de obra não tem nenhuma dessas coisas.
É o caso do varejo, indústrias e fábricas, redes de supermercado, agricultura e pecuária, construção civil, entre muitos outros. Além de serem empresas altamente descentralizadas e com alta rotatividade, grande parte dos colaboradores não têm acesso regular às tecnologias mencionadas.
Ainda por cima, em muitos casos, esses funcionários não possuem escolaridade suficiente para ler e interpretar políticas e formulários, por exemplo, tornando a confiabilidade de um aceite precária.
No entanto, é possível aproveitarmos uma tecnologia de fácil acesso e alta penetração entre a base de funcionários de qualquer empresa e de qualquer setor: o WhatsApp. Através de integrações, é possível fazer uma comunicação regular e inclusiva com todos os colaboradores de todas as empresas.
Assim, além de permitir a otimização dos recursos das equipes, como mão de obra, tempo e dinheiro, através da automação, com a tecnologia elevamos a humanização da comunicação do compliance a outro patamar.
Marcelo Erthal | CEO clickCompliance e especialista em tecnologia para compliance
Imagem: unDraw
