Muitos empreendedores estão criando um canal de denúncias nas empresas, mas é necessário saber que isso consiste em uma estratégia que carrega consigo muito mais que a simples coleta de dúvidas, queixas e reclamações.
É necessário destacar que se trata da chance de o empreendedor reforçar a transparência e os valores com as quais a sua empresa conduz os trabalhos, além de conseguir transmitir essa mensagem com eficiência entre os colaboradores.
Nesse contexto, é fundamental investir em um método de comunicação eficaz e que assegure a confidencialidade de possíveis alegações. Continue a leitura e saiba como criar um canal de denúncias na sua empresa!
Defina os tipos de denúncias a serem recebidas
Antes de criar um meio de denúncias, as instituições precisam determinar os tipos de questões que poderão ser recebidas. Essas podem abranger certa variedade de assuntos, por exemplo, corrupção, segurança, suborno, assédio e muitos outros detalhes que podem ser específicos de cada organização.
Dessa maneira, esses fundamentos serão primordiais para acompanhar e responder às denúncias e, além disso, resolver as adversidades que afetam o desenvolvimento de toda a empresa.
Deixe-as disponíveis constantemente
Os empreendimentos precisam ter um instrumento de denúncias operacional durante todo o dia, já que, normalmente, recebem grande parte das reclamações fora do horário comercial. Sendo assim, essa situação demonstra que os colaboradores e os outros denunciantes preferem utilizar os meios de denúncias quando não estão no ambiente de trabalho
Nesse sentido, as organizações precisam considerar meios para receber as denúncias 24 horas por dia, durante os 7 dias da semana, 365 dias por ano, com a finalidade de que os usuários possam efetuar a ligação sempre que acharem pertinente ou se sentirem mais confortáveis.
Dimensione o canal de acordo com o tamanho da empresa
Ao estabelecer um canal de denúncias, é essencial ter meios distintos disponíveis. A opção de uma linha telefônica que não recuse as chamadas de celulares é um canal eficaz a ser mantido. Com o intuito de ser mais eficiente, a opção de telefone não deve ser apenas uma caixa de correio de voz.
Dessa forma, o denunciante precisa se comunicar com um atendente. Isso normalmente melhora a qualidade das informações e acelera a resposta da instituição para a acusação, satisfazendo o propósito da medida e garantindo harmonia na empresa.
Entretanto, é fundamental perceber que nem todos os colaboradores se sentem confortáveis usando o telefone. Então, busque outros meios, como a web e mecanismos de caixas de correio regulares para essas pessoas.
Garanta o anonimato
Com intuito de deixar o processo mais eficiente, o canal de denúncia nas empresas precisam garantir o anonimato. Na maioria das situações, isso eleva a confiança do denunciante, visto que assegura a confidencialidade e não retaliação.
Além disso, certificar o anonimato quer dizer que a identidade do usuário não deve ser solicitada para a realização da denúncia, a menos que o usuário opte por se identificar. Os números não deverão ser registrados e o protocolo do relatório não pode ser rastreado.
Contudo, uma das maiores preocupações do anonimato é o seu mau uso. Assim, cumpre admitir a existência desse perigo e os números certificam que, realmente, em denúncias anônimas, a quantidade de denúncias infundadas é elevada. Mas, o número de alegações pertinentes também é alto, compensando, assim, as ligações irrelevantes.
Nesse panorama, com um canal de denúncia eficiente, a organização passará ter conhecimento de erros potenciais e, a partir daí, deverá engajar-se na apuração dos casos, com o objetivo de certificar ou não as denúncias realizadas.
Logo, processos profissionais de investigação, avaliação de documentos e entrevistas são exigidos para confirmar a qualidade necessária para esse processo tão sério, tanto para a instituição quanto para todos os profissionais envolvidos com o caso.
Determine quem receberá as denúncias
Para que a denúncia seja efetuada, é preciso existir uma área ou profissionais que irão atender e tratar as alegações com cautela e zelo. Logo, esse estabelecimento pode ser realizado com fundamento na natureza da denúncia.
Dessa forma, é preciso existir um repositório com todas as alegações e suas resoluções, devendo esses dados ficar restritos àqueles que podem e devem acessá-las, com a finalidade de certificar a confidencialidade. A alta administração ou o Conselho precisam ser regularmente informados a respeito da natureza dos relatórios recebidos e das decisões tomadas em resposta.
Observe as leis locais e garanta quando essa prática é legalmente dispensável
As organizações precisam ficar atentas às leis e regulamentos em torno da retenção de informações, proteção de dados e elaboração de relatórios, entre outras coisas que podem interferir no pleno funcionamento das denúncias e das soluções.
Além disso, no país, por exemplo, o regulamento sobre a avaliação dos programas de Compliance aborda expressamente que devem estar disponíveis para terceiros, bem como em ordem para que as organizações possam conseguir crédito para isso.
Na realidade, isso é primordial não apenas para o crédito, mas também porque diversas vezes terceiros desejam denunciar um possível delito, porém não têm um bom canal para efetuar esse processo.
É importante destacar que a empresa precisa julgar a situação de maneira justa e definir medidas cabíveis. Não se pode usar essa estratégia com outras finalidades, senão a justiça, lealdade e compromisso do Sistema Compliance da organização.
Ou seja, é primordial assegurar que as medidas não sejam utilizadas para culpar injustamente alguém nem para que elas sejam brandas ou de caráter protecionistas para proporcionar vantagens.
Portanto, controles internos eficientes ajudam na redução do índice de desvios, pois só por serem conhecidos pela empresas já existe certa limitação. Contudo, apenas isso não é suficiente, já que pessoas mal-intencionadas sempre acham maneiras de burlar o sistema.
Por isso, os Sistemas de Compliance enfatiza a sensibilização das pessoas que apresentam boas intenções, pois elas serão capazes de seguirem a conduta esperada e ajudarão a identificar possíveis erros na empresa por meio de suas denúncias.
Então, a criação do canal de denúncias nas empresas transformará essas pessoas em grandes aliadas para a detecção de problemas e, assim, elas serão capazes de contribuir significativamente para o sucesso de todo o Sistema de Compliance.
No primeiro momento, é essencial que as empresas criem um número com ligações gratuitas para os colaboradores denunciarem possíveis falhas e erros dentro do negócio. Esse é o primeiro passo para garantir um ambiente de trabalho seguro e acolhedor.
Gostou de aprender mais sobre como criar um canal de denúncia nas empresas? Então, complemente a sua leitura e descubra como se tornar um advogado autônomo de sucesso! Até a próxima!
