Apesar de o termo eDiscovery estar no dia a dia de consultorias e advogados especializados em investigação interna, tenho observado que o mesmo não é tão familiar assim quando conversamos com profissionais de times internos de muitas companhias – ou o entendimento sobre o termo é apenas parcial.
Vamos ao básico: o termo “Discovery” em inglês, possui sinônimos como “finding”, “detection” – o que traduzindo, de forma literal, temos “descoberta”, “procura”, “detecção”. Já o “e” que precede a palavra se refere ao termo “eletronic”.
Logo, eDiscovery, está relacionado à busca, descoberta, identificação de dados eletrônicos ou de forma eletrônica.
Ou, de uma maneira simplista, é o processo de utilizar ferramentas tecnológicas para: (a) coleta; (b) processamento; e (c) análise de documentos eletrônicos.
Mas como assim?
Vamos lá. Recentemente, aqui mesmo no Linkedin, fiz uma pesquisa para compreender como os times, sejam eles de auditoria, compliance ou de investigação interna, realizam suas apurações no que se refere a busca de documentos eletrônicos. Não me surpreendeu que +80% dos respondentes não possuam ferramentas apropriadas e específicas para esse fim. Grande parte desses 80% utilizam as funcionalidades de “eDiscovery” do próprio Office 365/Google (ou Google) – no entanto, engana-se quem acredita que essa ferramenta seja apropriada para essa “busca de dados eletrônicos”. O eDiscovery do Office/Google é, de fato, ótimo para que os dados sejam coletados de forma prática e eficiente (ainda assim, boas práticas forenses precisam ser observadas para o uso em juízo dessas provas) – ou seja, essa ferramenta auxilia em coletar as caixas de e-mail, conversas de Teams, OneDrive e diversos outros dados de um usuário/colaborador.
Ótimo – o Office/Google portanto oferece funcionalidade para o item “(a) coleta” dos dados. Mas como ficam os itens “(b) processamento” e “(c) análise” dos dados?
É aí que vejo que, por puro desconhecimento, muitas empresas perdem muito tempo em seus processos investigativos – pior: tornam seus processos investigativos pouco eficientes e efetivos, não os permitindo chegar aos achados que deveriam!
Como efetivamente analisar todos esses dados e chegar aos documentos que realmente importam para sua investigação? Não é incomum que uma caixa de e-mail contenha 50-60gb (ou mais!) de dados. E as conversas de Teams? Milhares e milhares de conversas, individuais, em grupo, e por aí vai…! É como achar agulha em um palheiro.
Muitos times fazem as buscas “na mão”, sem ao menos ter como tratar os dados para, por exemplo, excluir documentos duplicados (deduplicação de dados).
Assim, iniciam sua investigação buscando palavra por palavra, através de uma “search bar” que, traz enormes desvantagens:
- Difícil controle das palavras pesquisadas;
- Difícil mudança e aplicação de pesquisas complexas, com uso de conectores como “and”, “and not”, “or”, etc.
- Difícil aplicação de filtros temporais (analisar períodos específicos);
- Difícil controle dos documentos já revisados para que não sejam revisados mais de uma vez (especialmente quando há mais de um revisor/investigador)
- Inexistência de processo de eliminação de documentos duplicados (para que não se perca tempo revisando documentos idênticos)
- Difícil divisão de tarefas / revisões entre mais de um profissional:
- Difícil controle da performance dos revisores (quantos documentos são revisados por dia)
- Difícil identificação de que profissional revisou qual documento;
Isso, para listar apenas algumas das dificuldades.
Agora imagine que, após a coleta, você tenha em mãos um sistema, de uso simples que lhe permita:
- Definir quais tipos de documento são importantes para sua investigação
- Definir qual período de tempo você vai investigar (com fácil ajuste, caso necessário);
- Excluir dados e documentos duplicados para que não sejam revisados mais de uma vez;
- Saber quantos documentos possuem determinada palavra-chave;
- Definir filtros compostos que lhe permita combinar palavras ou mesmo excluir outras que trariam documentos “falso positivos” (ex: excluir documentos que sejam notícias / clippings);
- Dividir os documentos a serem revisados por “grupos” (batchs), de forma que possa definir temas para cada grupo ou endereçar cada um dos grupos para revisores diferentes;
- Saber exatamente quem (colaborador) revisou qual documento;
- Medir e avaliar a quantidade de documentos revisados por colaborador e por dia – auxiliando uma gestão do projeto;
- Fazer “buscas conceituais”, ou seja, você pesquisa por “explorar a lua” e a ferramenta te avisa que há documentos como “Missão Apolo” (apesar das palavras não serem iguais, o conceito é similar e por isso pode ser importante analisar os documentos relacionados);
- Identificar novas palavras-chaves “não óbvias”, contida no mundo de dado sob investigação, relacionadas à sua lista de palavras-chaves;
Vejam, estou exemplificando aqui as funcionalidades mais básicas de uma ferramenta de eDiscovery de tecnologia forense. Não entrei sequer nas funcionalidades de inteligência artificial que podem estar disponíveis.
Consegue imaginar o ganho de eficiência e de qualidade / efetividade que os times de investigação interna podem ter ao utilizar essas ferramentas?
Em suma, apesar de nomes iguais, “eDiscovery” do Office/Google, é diferente do eDiscovery das ferramentas de tecnologia forense. A primeira não foi desenvolvida para a condução efetiva da investigação, para a busca dos documentos relevantes: eles ajudam apenas na obtenção / coleta dos dados. A pesquisa / análise dos dados nessas ferramentas é um processo quase pré-histórico.
“Ahhh mas as ferramentas de tecnologia forense são muito custosas, muito caras!” Ledo engano. Recentemente um cliente me pediu duas propostas:
(1) proposta para conduzir uma investigação (com uso de ferramentas eDiscovery)
(2) proposta para implementar a ferramenta de eDiscovery para uso do time interno.
Pasmem: o custo do eDiscovery nesta única investigação pagaria 80% do custo da assinatura de 1 (um) ano da ferramenta eDiscovery. E assim, além de usar a ferramenta no dia a dia de sua equipe, qualquer outro caso que precisasse de apoio externo não se incorreria em novos custos com tais ferramentas.
Soma-se a isso a economia de tempo do time interno e melhoria dos resultados.
Caro, é perder tempo e eficiência de seus recursos humanos que poderiam estar trabalhando em questões mais estratégicas. Caro, é assumir o risco de ter investigações ineficientes que não chegam a lugar nenhum (ou que poderiam chegar a resultados muito mais importantes!)
Será que vale conhecer mais sobre tais ferramentas e elevar o nível de profissionalismo do seu trabalho e de sua equipe?
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