Com as investigações de corrupção, fraudes e temas relacionados ganhando grandes proporções na mídia, Shadow Investigation tornou-se um assunto-chave para quem atua ou deseja atuar na área de compliance.
As auditorias têm o objetivo de gerar maior proteção de mercado e os profissionais do ramo são agentes importantes na compreensão do cenário das empresas e de seus controles internos.
Para você obter ainda mais profundidade no tema, vamos passar por tópicos que envolvem desde o entendimento do termo ‘Shadow Investigation’, até questionamentos dos auditores e outros detalhes da investigação.
O que é shadow investigation?
Shadow Investigation é o acompanhamento de uma investigação que está sendo realizada. Por isso é utilizado o termo ‘Shadow’, que significa ‘sombra’, em inglês.
Para ficar mais claro, vamos analisar a partir do contexto atual em que, temos ações expressivas acontecendo depois da Lava Jato.
Atualmente, a partir do momento em que surge uma alegação de corrupção sobre uma organização e isso torna-se público por meio da mídia, de forma rápida, um auditor externo passa a acompanhar para tentar compreender alguns pontos que vamos detalhar a seguir.
Ou seja, quando há problemas ou possíveis questões sobre corrupção, uma investigação passa a ser feita, porém, como ela é conduzida de forma interna, um auditor externo fará justamente o acompanhamento, como uma “sombra”.
O que o auditor externo tem que se perguntar?
No Brasil, existem muitas empresas familiares, em que a imagem do dono pode até mesmo ser confundida com a da empresa. A partir desse exemplo, podemos demonstrar a importância de existir uma investigação independente.
Existem comitês especiais de investigação para proporcionar essa maior independência em contextos onde existe a possibilidade de haver um controlador.
É por meio da Shadow Investigation que o auditor vai acompanhando o que está sendo feito, ou seja, qual o escopo, o período, bem como quais são os critérios de busca para revisão de documentos, entre outros pontos relevantes.
A Shadow Investigation, nada mais é do que o acompanhamento das etapas da investigação para que o auditor tenha conforto para assinar as demonstrações financeiras. Nesse contexto é preciso, então, que ele se questione sobre pontos específicos, compreenda-os a seguir.
1. A empresa já entende qual é o problema?
Além de conferir o cenário da companhia, entender os históricos anteriores, é preciso averiguar se a própria organização entende qual é o problema e a extensão do mesmo. Isso porque muitas vezes pode acontecer de a empresa compreender que existe algo grave a ser resolvido somente quando passa pela busca e apreensão.
2. Existe algo que impacte a credibilidade dos certificadores?
Os certificadores são as pessoas que prestam representação para fins das demonstrações financeiras, como por exemplo o presidente e o diretor financeiro.
É importante que o auditor externo acompanhe durante a Shadow Investigation se existe algo que impacte na credibilidade dessas pessoas com relação às suas representações.
Nesse sentido, não estamos abordando sobre casos de condenação, mas sim de algo menos expressivo, mas que a empresa já saiba e que possa, de alguma forma, impactar na credibilidade desses certificadores.
3. Qual é a governança da investigação?
A questão aqui é: “essa é de fato, uma investigação independente?” Isso para evitar que exista parcialidade, afinal, a investigação é feita de forma interna — mais à frente você entenderá mais sobre como esse processo é realizado.
4. Qual é a metodologia da investigação?
Outra pergunta relevante que um auditor externo deve se fazer é em relação à metodologia da investigação, ter atenção com informações sobre qual é o escopo, qual o período relevante de análise e o que está sendo averiguado no recorte.
Se o auditor externo não tem a confiança em relação à independência da investigação, à metodologia ou ao envolvimento de certificadores nas possíveis irregularidades, ele não assinará as demonstrações financeiras da empresa.
Esse cenário pode ser considerado um verdadeiro desastre para a empresa, pois trará uma repercussão bastante negativa.
A importância do diálogo com o auditor durante a Shadow Investigation
Agora que você compreende os pontos principais de análise do auditor externo, é preciso compreender também a importância do diálogo da empresa com esse profissional.
Isso porque, a partir do momento em que a empresa sabe que tem um problema ou uma potencial questão a ser resolvida, o melhor é ter um diálogo transparente com o auditor sobre o que está sendo feito e quais os planos de resolução.
Uma má prática é ter “novidades” para compartilhar com o auditor perto da data de assinar as representações financeiras. isso impacta o relacionamento com o auditor e também demandará a realização de etapas adicionais de auditoria, que não estavam contempladas inicialmente e, muitas vezes, pode não existir tempo suficiente para isso.
A consequência seria a empresa ficar sem demonstração financeira, o que significa um impacto negativo muito expressivo. Muitos contratos contam com a obrigação de a companhia ter um balanço auditado e, se não houver, essa dívida vem à tona.
Essa interação com o auditor externo é essencial para que a empresa consiga resolver a situação.
Como deve ser feita a investigação?
Como a investigação é realizada pela empresa e seus assessores, o que acontece em muitos casos é que a empresa constitui um comitê especial de investigação, contrata advogados ou mesmo uma empresa forense para fazer o trabalho, e é esse grupo que delimita o seu escopo.
Outro ponto relevante para as organizações é garantir que a investigação conte com o escopo adequado e não limitado — um escopo que dê conforto para que possa ser realizada uma análise com uma abrangência robusta.
Alguns exemplos: os critérios de busca nos documentos eletrônicos também precisam ser abrangentes e é importante contar com os dados de empregados relevantes, para que a análise não seja de uma só pessoa, sabendo que outras também são relevantes.
Essas ações dão um conforto para o auditor e, com essa metodologia adequada, entendendo o que está sendo feito e a extensão do problema, é possível que se façam ajustes, caso necessário.
Como lidar com tensões durante a investigação?
Há casos em que há reclamação sobre os auditores externos. Porém, uma investigação que tem um escopo definido e uma metodologia adequada, costuma funcionar bem.
É importante ouvir o auditor porque, por sua experiência, ele pode gerar indicações relevantes para o processo de Shadow Investigation. Não é que ele vai guiar a investigação, mas não significa que não pode dar alguns direcionamentos relevantes.
Um exemplo disso é quando algumas pessoas estão fora do radar de investigação, mas ele sugere que alguns nomes sejam relevantes para o acompanhamento e, a partir desse ponto, os caminhos investigativos podem tomar rumos mais assertivos.
A investigação pertence à empresa, mas os auditores externos são importantes interlocutores nessas investigações.
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