Leis trabalhistas, ambientais, regras de padrão de qualidade, restrições jurídicas, responsabilidade social são apenas algumas das diversas preocupações de um gestor. Por isso, cada vez mais empresas têm se preocupado em criar um programa de compliance.
No entanto, o compliance vai muito além da conformidade com as leis. Também é uma forma de autorregulação, por meio de normas de conduta que estabelecem valores éticos e boas práticas de convivência em uma organização.
A sua empresa ainda não tem um programa de compliance? Continue a leitura do artigo e aprenda um passo a passo para a implementação. Acompanhe!
Afinal, o que é Compliance?
Antes de tudo, precisamos explicar do que trata o compliance para que não reste nenhuma dúvida sobre o assunto. O termo se origina no verbo “to comply”, que significa “fazer cumprir”, e pode ser compreendido como “estar em conformidade”, em uma conceituação mais atual.
O conceito surgiu da preocupação das empresas norte-americanas, principalmente nos setores farmacêutico e bancário, com algumas regras instituídas pelo governo, ainda no início do século XX. Ou seja, não se trata de algo totalmente novo.
Contudo, a partir da década de 1970, foram criadas outras normas com o objetivo de evitar e punir a prática de suborno no comércio internacional. Daí em diante, as empresas que quisessem expandir a sua atuação teriam que se adequar a essas leis. Por isso, elas acabaram criando departamentos e programas de compliance.
No Brasil, o compliance começou a ser adotado no final da década de 1990 e início dos anos 2000, com modelos importados pelas empresas multinacionais. Em um primeiro momento, os programas também eram voltados para o cumprimento de normas. Depois, surgiu a preocupação com a prevenção de danos à administração pública.
Como implementar um programa de compliance?
Diferentemente de outros mecanismos de regulação, como as certificações ISO, um programa de compliance é criado pela própria empresa. Ou seja, ela estabelece os mecanismos e as formas de controle para detectar e corrigir possíveis desvios de conduta.
Isso não significa que essa autorregulação é totalmente livre. Ela é feita a partir de normas já instituídas pelo Estado, tanto por meio das leis específicas (como as ambientais, fiscais etc.) quanto por meio da Lei Anticorrupção.
Inclusive, uma das principais referências no Brasil para a criação de um programa de compliance é o artigo 42 do decreto 8420 de março de 2015. Nele constam 16 incisos que orientam a implementação, com base em modelos bem-sucedidos aplicados nos Estados Unidos, na França e na Inglaterra.
Mesmo com essas orientações, implementar um programa de compliance depende muito também do tamanho da empresa, da cultura organizacional, entre outros fatores. Vale destacar que é fundamental contar com um departamento especializado ou, pelo menos, um profissional de compliance, no caso das empresas de porte menor. De qualquer forma, seguem alguns passos para facilitar a implementação.
Faça uma análise de riscos
Essa etapa consiste na avaliação de todos os problemas de conduta que a empresa pode estar sujeita de acordo com a sua área de atuação. Inclusive, o decreto que regulamenta a Lei Anticorrupção prevê a diferenciação entre as empresas relativas, por exemplo, às suas relações com o mercado internacional e com a administração pública.
Monte um plano de ação
Trata-se de planejar uma estratégia para a implementação de um programa de compliance. Nele deve ser descrita cada etapa, como será realizada, além de pontos como a divulgação, a capacitação dos colaboradores e o monitoramento.
Crie um código de conduta
O documento precisa ser claro, objetivo e pertinente à realidade da empresa. Por mais bonito que o texto possa parecer, ele precisa ter um significado alinhado aos valores e às necessidades da organização.
Estabeleça canais de comunicação
Não basta criar um código, ele tem que ser colocado em prática. Para isso, devem ser criados e divulgados canais para denúncias e análise de situações. Esses canais precisam ser abertos tanto para o público interno (colaboradores) quanto para o externo (clientes e fornecedores).
Capacite os colaboradores
Todos os funcionários devem estar conscientes das responsabilidades de seus atos. Mas acima de tudo, eles devem de fato aderir ao programa de compliance. Para isso, podem ser feitos treinamentos periódicos, campanhas de conscientização e de comunicação interna.
Monitore o funcionamento do programa
Monitore o funcionamento de cada um dos pilares do programa de compliance. Não basta colocá-los em pé, é preciso acompanhar a operação e testar cada um dos componentes do programa, constantemente, para ter certeza sobre sua efetividade.
Avalie e corrija problemas
As soluções não devem considerar apenas os casos isolados, mas sim o contexto que possibilitou tais ocorrências. Ou seja, um programa de compliance não se trata de um simples paliativo. Tem como principal objetivo propor mudanças permanentes na conduta dos membros da empresa.
Quais são os desafios dessa implementação?
O maior desafio para a implementação de um programa de compliance é, justamente, colocá-lo em prática de maneira efetiva. Pois não basta apenas que ele exista. E esse acaba sendo o principal erro de muitas empresas.
Se, de um lado, é necessário adotar o compliance na empresa nos moldes determinados por lei, de outro, ele também deve respeitar as próprias particularidades da companhia. Para tanto, depois de criar um programa, é fundamental que ele seja colocado em prática de acordo com o segmento de atuação da empresa, com a relação com os clientes e fornecedores, bem como com os órgãos reguladores.
Porém, sobretudo, um programa de compliance deve ser acolhido por todos os colaboradores. Não adianta tentar aplicá-lo com adesão somente da alta administração ou do próprio departamento. A cultura ética deve ser percebida em todos os níveis da organização.
Para isso, a etapa de comunicação é essencial para que as pessoas tomem conhecimento sobre as diretrizes e também possam ser conscientizadas sobre a sua contribuição para a instituição de valores éticos na empresa.
E talvez essa seja a parte mais difícil, de fato. Os colaboradores precisam realmente ser convencidos de que um programa de compliance não se trata apenas da conformidade com as leis. Ele diz respeito, principalmente, à adesão a comportamentos éticos que refletem na integridade da organização como um todo e que serão percebidos por todos que se relacionam com ela.
Gostou de saber como implementar um programa de compliance? Quer entender melhor como funciona esse processo? Receba um contato de um especialista LEC, tire todas as suas dúvidas e prepare-se para atuar em compliance!
Colaborou com o Blog LEC neste artigo: Matheus Cunha, sócio da consultoria T4 Compliance (www.t4compliance.com), mestrando em Direito na Universidade Federal do Estado de Mato Grosso (UFMT), advogado, professor e palestrante. Foi secretário adjunto no Gabinete de Transparência e Combate à Corrupção do Governo de Mato Grosso.
