Muitas dúvidas e incertezas surgem quando você inicia uma consultoria e precisa apresentar uma proposta para implementação de um programa de Compliance: O que devo abordar? A proposta deve ser mais objetiva ou devo especificar detalhadamente todas as etapas? Como precificar? Como fazer a cobrança?
O objetivo deste artigo é exatamente o de responder a esses questionamentos e eliminar as dúvidas que vão se manifestando na construção de uma proposta. Quando surgiu a oportunidade de construir este modelo de proposta de consultoria, pensamos exatamente na possibilidade de ele ser um guia para os profissionais, que, como nós, se apaixonaram pelo mundo do Compliance e que desejam trabalhar como consultores prestando serviços de implantação de programas de Compliance e contribuindo, assim, para uma sociedade mais íntegra e ética.
ELEMENTOS ESSENCIAIS PARA UMA PROPOSTA DE CONSULTORIA DE SUCESSO
Inicialmente, devemos esclarecer que um modelo de proposta de consultoria não é um produto que se tira de uma prateleira onde se inserem os dados do cliente e ela estará pronta; muito ao contrário, demonstraremos que a proposta deve ser elaborada levando em consideração as especificidades de cada cliente, ou seja, ela é única e deve ser adaptada às necessidades de seu futuro cliente.
Entretanto, existem alguns elementos comuns a toda proposta de consultoria, os quais são essenciais para elaborar uma proposta de sucesso. No entanto, antes de listarmos os tópicos fundamentais, é necessário ressaltar que o proponente deverá conhecer seu futuro cliente antes mesmo de iniciar o desenvolvimento da proposta.
Para obter informações acerca de seu futuro cliente, além de uma pesquisa nas redes sociais e no site da empresa, é importante agendar uma reunião preliminar em que você poderá explorar melhor a organização, apresentando vários questionamentos, por exemplo: Quais seus principais produtos ou serviços? Já se envolveu ou está envolvido em alguma investigação de corrupção ou lavagem de dinheiro? Possui processo administrativo? Está submetido a algum órgão regulador?
Nessa reunião, é essencial levantar todas as informações necessárias, tais como: procedimentos operacionais; principais tomadores de decisão; número de empregados e de terceiros. Devem-se solicitar relatórios de atividades, e, caso algum ponto não foi abordado, por meio desses relatórios podem-se eliminar as dúvidas restantes. Portanto, quanto maior o nível de detalhamento da organização de seu cliente, melhor será a elaboração da proposta a ser apresentada pelo proponente.
Outro ponto fundamental na proposta é a linguagem a ser utilizada, a qual deverá ser clara e objetiva, evitando o uso de jargões técnicos. Entretanto, quando isso for inevitável, é imperioso que se defina e explique a que se refere o citado termo.
No tocante à estrutura da proposta, ela deverá ser simples e direta, além de focar os objetivos do trabalho e como eles serão alcançados. Nesse aspecto, deve-se evitar para que não seja demasiadamente extensa. Caso necessário, faça o detalhamento de cada item em Anexos, o que facilitará muito para o cliente.
Concluindo, sugerimos que a estrutura de uma proposta observe os tópicos a seguir listados, os quais serão explicitados nos próximos itens:
- Apresentação do proponente
- Contexto/necessidade/objetivo do cliente
- Descrição do escopo detalhado e do cronograma de execução, com exposição da metodologia a ser adotada
- Relação detalhada dos entregáveis
- Critérios de precificação e definição dos honorários
- Limitações de escopo
- Equipe de liderança do projeto
- Condições gerais
APRESENTAÇÃO DO PROPONENTE
Inicialmente, antes da apresentação do proponente, é importante fazer uma introdução na proposta em que será identificada a forma como ocorreu o primeiro contato do cliente com sua empresa, podendo utilizar as seguintes expressões: “Em atendimento à solicitação recebida …” ou “Em resposta à consulta prévia realizada no dia…”, sempre uma breve colocação somente para iniciar a abordagem.
Depois da abordagem inicial, é essencial apresentar o proponente ao cliente. É necessário expor as principais informações a respeito de sua empresa; falar do tempo de mercado; onde está estabelecida; os trabalhos já executados, e, caso ainda não os possua, deve-se ater ao perfil dos profissionais e destacar suas experiências para demonstrar o nível de conhecimento de cada q que será responsável por atender ao cliente.
Esta apresentação se faz necessária para que possamos promover nossa empresa diante daqueles que tomarão as decisões. É essencial transmitir confiança ao cliente, sempre levando informações precisas e verdadeiras sobre sua real condição na execução do trabalho proposto.
OBJETIVO
Neste tópico, serão abordadas as necessidades do cliente apresentadas no primeiro contato, ou seja, todas aquelas situações que o cliente expôs como motivação para buscar seus serviços, como: O que é a empresa? Qual sua situação? Quais suas preocupações? O que o cliente precisa que seja feito? Quais os prazos?
Este é o momento de contextualizar a situação da empresa do cliente, identificando suas necessidades, indicando as limitações e condições apresentadas pelo cliente para a execução do serviço.
DESCRIÇÃO DO ESCOPO DETALHADO E DO CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO, COM EXPOSIÇÃO DA METODOLOGIA A SER ADOTADA
No presente tópico, é importante salientar que, quando se tratar de uma proposta de alta complexidade, o interessante é descrever o escopo e o cronograma de forma sucinta no corpo da proposta e criar anexos, fazendo alusão aos itens a que se referem, a fim de que ela não se torne enfadonha ao leitor e seja apresentada de forma organizada.
Quanto à metodologia de trabalho, indicamos como modelo ideal aquele que, na medida em que define o escopo do trabalho, criem-se subdivisões, em que serão indicadas as metodologias utilizadas em cada um dos escopos propostos. Na apresentação da metodologia adotada, deve-se ficar atento para que a descrição não seja demasiadamente exposta ao cliente, nem eventualmente a um concorrente. A indicação é meramente informativa.
Este será o item mais extenso da proposta, pois, além de se definir cada escopo do trabalho, devem-se explicar o que e como será realizado em cada etapa, bem como o momento de início e o de término da totalidade dos serviços prestados.
RELAÇÃO DESCRITIVA E DETALHADA DOS ENTREGÁVEIS
Este item é de extrema relevância, pois nesta fase será definido o que será entregue e terá como base cada item desenvolvido no escopo. É essencial um detalhamento de tudo o que será entregue e sua correlação com os itens constantes no escopo.
Os entregáveis é a representação objetiva do proponente e delimitará em detalhes o que será entregue ao cliente trazendo segurança e transparência à relação comercial.
CRITÉRIOS DE PRECIFICAÇÃO E DEFINIÇÃO DOS HONORÁRIOS
Serviços são intangíveis e têm uma percepção subjetiva dos clientes, resultando em um dilema na hora de calcular um preço que cubra os custos, seja justo e, ao mesmo tempo, atrativo para o cliente.
Há diversas maneiras de precificar um serviço, no entanto o importante é ter certeza de que o custo-hora de cada profissional foi calculado levando em consideração todos os custos fixos e variáveis, além da margem de ganho, que é seu lucro. Não existe um modelo de precificação melhor do que outro; o ideal é escolher aquele adequado ao serviço que será desenvolvido, em que seja possível a demonstração da formação de seu valor para que se possa atribuir o adjetivo de justo e tenha entregas de qualidade e no prazo ajustado para garantir a satisfação do cliente.
Os modelos mais usados são:
(a) Preço global pautado por estimativa de horas, com precificação baseada em tabela de valores de hora-homem por categoria profissional. Essa modalidade oferece como vantagem a previsibilidade de pagamentos, além de permitir ao proponente definir a quantidade de entregas realizadas dentro de um período sugerido ao cliente para a prestação do serviço. Contudo, deve-se ficar atento a essa precificação, pois o projeto poderá demandar mais horas do que aquelas previstas inicialmente, por isso a definição do escopo é de extrema importância;
(b) Preço a ser definido com base em horas efetivamente incorridas (timesheet), precificadas com base em tabela de valores de hora-homem por categoria profissional. Esse modelo é comumente utilizado para projetos de menor complexidade ou por profissionais que executarão o escopo sozinhos; e
(c) Preço global desvinculado da quantidade de horas incorridas, como geralmente é praticado para orçamento de palestras e treinamentos, os quais, embora tenham determinação de horas de evento, eventualmente podem ser extrapolados, mas não conferem ao proponente cobrança extra.
Portanto, mesmo que o proponente opte por cobrar por projeto, o ideal é ter uma boa formação do custo hora-homem de cada nível de profissional para não incorrer em prejuízo ou excesso demasiado em face dos concorrentes.
Quando apresentar valores para o cliente, diversificar o orçamento pode ser de grande ajuda. É importante que ele tenha várias opções de escolha para sentir que está no comando. Além disso, com mais alternativas, suas chances de fechar a negociação também aumentam. Outra ideia é criar um pacote com o serviço completo e oferecer um desconto justo no pagamento. Assim, ganham o proponente, que vende o serviço por um preço justo, e o cliente, que pagará um valor menor.
A maioria dos clientes prefere propostas com valores globais e saber exatamente qual o custo total com o projeto contratado, sem surpresas ao longo do desenvolvimento deste. Nesse caso, o valor definido como global deve ser detalhado para que o cliente tenha conhecimento de como ele foi precificado, de acordo com o valor-hora de cada profissional dedicado à execução do escopo, além de outros elementos considerados em sua formação, por exemplo, os impostos incidentes na prestação de serviços.
Outro aspecto relevante e que traz segurança para o proponente e cliente é a descrição de como o valor global será pago ao longo do desenvolvimento do projeto, sendo recomendável que o proponente exponha uma maneira de fazer a medição do trabalho realizado, se por avanço de etapas e/ou metas atingidas, e sua correspondência com o faturamento, indicando o modo e as datas em que os pagamentos deverão ser feitos, além de prever quais serão a multa aplicada e o índice de correção monetária a ser utilizado no caso de inadimplência do pagamento na data aprazada.
Um item que não pode faltar na proposta é o critério de precificação para trabalhos extraordinários, ou seja, fora do escopo definido; daí a razão de precificar o custo-hora dos profissionais dedicados. Nesse sentido, a proposta deverá ter um subitem com uma Tabela de Honorários apresentando os valores-hora definidos para cada nível de profissional e estabelecendo um timesheet de faturamento adicional. Trata-se de uma forma prática de administrar os adicionais ao escopo inicial a fim de tornar transparente e segura a relação comercial, evitando um desgaste para uma nova negociação de valores.
LIMITAÇÕES DE ESCOPO
É fundamental que fiquem evidentes na proposta onde termina a execução dos trabalhos e o que não será entregue. Devem-se estabelecer as limitações da proposta, por exemplo: limitação de atuação geográfica de desenvolvimento dos serviços profissionais; despesas de deslocamentos não previstos nos entregáveis; e remuneração por disponibilidade.
Recomendamos que seja informado neste item, caso não tenha sido mencionado no item dos entregáveis, ou, se foi citado, que seja reforçado, que as atividades que ultrapassarem o que fora definido no escopo e nos entregáveis sejam faturadas, conforme estipulado nos trabalhos extraordinários constantes no item anterior.
Assim, qualquer imprevisto, como horas à disposição do cliente ou serviços fora do escopo, terá proteção para que seja cobrado na proporção do profissional que ficou à disposição, segundo a Tabela de Honorários previamente apresentada.
EQUIPE DE LIDERANÇA DO PROJETO
A indicação deste tópico serve para que o cliente tome ciência de das pessoas responsáveis pelo trabalho e que serão a referência dele durante a execução do trabalho.
Portanto, deve-se indicar o sócio responsável pelo trabalho informando seus contatos e fazendo um breve relato sobre sua formação e experiência. Outrossim, é necessário definir o gerente responsável pela condução e execução do trabalho, com seus contatos e formação profissional.
Se, eventualmente, o trabalho for demasiadamente complexo e demandar o envolvimento de diversos setores, é prudente designar outros responsáveis, no mesmo formato estabelecido, delimitando a responsabilidade de cada profissional. Assim, o cliente saberá antecipadamente quem serão os líderes de cada assunto dos escopos definidos.
CONDIÇÕES GERAIS
Deve ser incluído neste item tudo o que não será abrangido pelo valor dos honorários, ou seja, quais as condições aplicáveis em casos de inadimplemento dos honorários, multa aplicada e índices de correção monetária a serem utilizados.
Neste tópico também é aconselhável deixar claras as responsabilidades operacionais dos colaboradores do cliente, as quais, se não atingidas, poderão acarretar atrasos e gargalos na entrega do projeto dentro do prazo ajustado. Se as atividades sob responsabilidade dos colaboradores do cliente estiverem definidas, elas deverão ser especificadas neste item, sob pena de, se não o fizer, a execução do projeto ser comprometida com atrasos e demandas extras não previstas incialmente nos entregáveis.
Mencionar novamente neste item que trabalhos extraordinários não previstos no escopo dos entregáveis serão faturados de acordo com a Tabela de Honorários constante no item da precificação e honorários.
Finalizando este tópico, não poderão faltar a validade da proposta e a indicação da forma de confirmação da proposta enviada.
ANEXOS
Somente a descrição dos anexos referidos e a indicação do tópico em que foram mencionados.
De tudo que o foi apresentado neste artigo, de acordo com a valiosa lição de nosso orientador Professor Bruno Bandarovsky, em toda proposta construída devemos, obrigatoriamente, ter este ensinamento em mente:
[…] elaborem e releiam a proposta com os olhos do cliente e, em seguida, com os seus próprios olhos, olhos do prestador para tomar a cautela necessária para que se tenha produtividade, rentabilidade, eficácia e consiga promover com base neste trabalho uma referência ao mercado e a continuidade da sua atuação profissional.
Esperamos ter contribuído para que você possa elaborar uma proposta com mais segurança e certeza do que poderá entregar a seu cliente. Comecemos, então, a trabalhar e boa sorte a todos!
A proposta inclusa neste artigo é o resultado do estudo desenvolvido pelos alunos do Curso de Compliance Anticorrupção + Certifi cação CPC-A, da LEC, Pablo Roberto Menezes Brain, Paulo Rech, Ana Cristina Guaioto, Giulia Rossini Gusso, Maria Cecília Moura Stamato, Hirla Porfi rio, Adriana Simadon Bertoni, Carolina Durães, Etienne Unias de Vasconcelos, Virgínia Laira e Paloma da Silva Mendes Parud, com a orientação do Professor Bruno Bandarovsky.
Para saber mais sobre programa de compliance e como implementá-lo, você pode participar da Compliance Week, um evento on-line, com muito conhecimento e totalmente gratuito, em que Marcio El Kalay vai abordar todos os pilares necessários para a criação de um programa eficiente.
