Conteúdo oferecido por ICTS Protiviti e escrito por Thacio Chaves e Yaniv Chor. *
A consolidação do modelo híbrido de trabalho considerando home office e presencial, que se torna cada vez mais uma realidade traz consigo uma série de dificuldades e desafios que, se durante o último ano foram tratados como “passageiros” passam a ser permanentes.
Processos que foram elaborados para que “a pessoa ao lado” pudesse resolver ou dar continuidade ao trabalho precisam ser revistos e atualizados – da mesma forma os sistemas utilizados precisam contemplar estas mudanças e aumentar o nível de controle e indicadores gerados, a fim de possibilitar, cada vez mais, um monitoramento remoto das atividades e dos riscos organizacionais.
Para as atividades de compliance este novo cenário se torna ainda mais crítico e complexo, à medida que precisa enxergar o que acontece na empresa sem, no entanto, poder estar presente em todos os lugares – o que já era uma realidade antes, mas se acentuou com os modelos de home office e híbridos.
Neste sentido, surgem novos modelos de trabalho e ferramentas que podem auxiliar as organizações a garantir a execução de seus planos de compliance, bem como acompanhar a execução das atividades, mitigando riscos de forma mais eficiente e ágil:
- Plataformas de serviços devem ser utilizadas para isso – tomemos por exemplo uma plataforma de Due Diligence capaz de realizar uma avaliação completa de empresas ou indivíduos, em poucos segundos, e gerar uma série de alertas que podem ser respondidos por diversas pessoas diferentes da organização ou fora, mas com o controle geral de quem demandou essas ações de forma centralizada dentro da plataforma, prazos e tarefas bem definas. Indicadores de gestão e risco e monitoramento contínuo de entidades.
- Uma boa plataforma de Canal de Denúncias deve possibilitar que toda a apuração do relato seja feita via plataforma, gerando tarefas para os envolvidos na apuração – e, consequentemente, permitindo o acompanhamento de um plano de ação – além dos indicadores operacionais e estratégicos de modo a refletir a efetividade da ferramenta e das ações realizadas.
- Ferramentas de gestão de conflitos de interesses, declaração de brindes e presentes e de relacionamento com setor público devem dar a visibilidade de como estes assuntos estão difundidos dentro da organização e qual o tratamento adequado dado a cada uma das ações, que vai alimentar, no futuro, a elaboração de planos de treinamento e comunicação, bem como a revisão dos normativos e do código de ética.
- O acompanhamento dos treinamentos e dos termos de aceite devem ser constantes, a fim de assegurar que a cultura de compliance está permeando todos os níveis organizacionais.
- Finalmente, terceirizar parte das funções operacionais do compliance, deixando as atividades estratégicas e tomadas de decisão para o compliance officer é uma forma de se otimizar o tempo, cada vez mais escasso e com demandas cada vez maiores em função do distanciamento social, uma vez que os profissionais tendem a procurar mais suas áreas de compliance para tirar dúvidas ou trazer situações de riscos, de acordo com pesquisa do SCCE.
E por trás de todas estas plataformas o compliance officer deve ser capaz de concatenar os diferentes indicadores, workflows e planos de ação a fim de garantir o melhor uso das ferramentas e dos resultados obtidos por elas. Plataformas integradoras, que concentram diferentes atividades e pilares do compliance são o futuro para uma gestão eficiente e focada. A análise conjunta dos indicadores pode trazer elementos muito importantes que, se feitos de forma isolada não serão identificados. Por exemplo – uma diligência feita em uma empresa que foi declarada por um funcionário como conflitada, por alguma relação familiar, poderá ter um outro viés de análise na diligência. Sem a informação do conflito de interesse, a diligência poderia ter um resultado diferente, mesmo apresentando riscos para a organização. Uma investigação sobre caso de assédio moral, pode ser apurada de forma diferente caso se identifique que o denunciado passou ou não por treinamentos.
Ter estas informações na mão passa a ser fundamental para o compliance officer. Saber como utilizá-las de forma a maximizar os resultados da estrutura de compliance poderá ser o grande diferencial dos compliance officers do futuro.
* Thacio Chaves, diretor associado de diligencias na ICTS Protiviti e Yaniv Chor, diretor associado de Riscos & Compliance
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