Os trabalhadores conhecidos como off-line ou deskless (que não tem acesso ou não usam computador no dia a dia do trabalho, como, por exemplo, vendedores de lojas, trabalhadores rurais, operários de obras, motoristas etc.) muitas vezes não conseguem participar ativamente das políticas e diretrizes do compliance da empresa em que trabalham, justamente por ter uma dificuldade na acessibilidade dessas soluções digitais.
Dessa forma muitas organizações encontram grande dificuldade para alcançar a todos os seus colaboradores de uma maneira eficiente para realizar as ações do programa de Compliance. Empresas com colaboradores trabalhando em obras, fábricas, varejo, entre outras, podem ter ainda mais dificuldade pela tendência a ter uma grande massa de trabalho que não tem acesso a um computador em seu dia-a-dia, fazendo com que ações como treinamentos, assinatura de documentos, captação de denúncias e o preenchimento de formulários, por exemplo, se tornem tarefas trabalhosas e custosas.
Pensando nisso, a clickCompliance criou uma extensão do seu software de automação, visando alcançar todos os colaboradores da empresa e facilitar o cotidiano dos mesmos de forma criativa e engenhosa. A extensão integra o seu sistema próprio para a gestão de Compliance diretamente com o Whatsapp do colaborador.
Dados do Whatsapp no Brasil
Atualmente, o Brasil é o segundo país com o maior número de contas do app, ficando atrás apenas da Índia, com um total de 147 milhões de usuários no país. Esse sucesso pode ser atribuído a dois principais fatores. O primeiro é que grande parte da população brasileira acessa a internet por meio de smartphones, tornando o app mais acessível. O segundo fator é que o WhatsApp oferece o envio gratuito de mensagens, que antes era cobrado por muitas operadoras de telefonia. Muitas empresas de telefonia, inclusive, como estratégia para a captação de clientes, oferece o aplicativo sem onerar o plano de dados contratado pelo cliente.
Hoje em dia, o WhatsApp é o aplicativo mais popular no Brasil, presente em 99% dos smartphones do país. Praticamente todos os brasileiros que possuem um smartphone têm o app instalado, e é o app mais baixado, mais utilizado e onde os brasileiros passam a maior parte do tempo. Além disso, os usuários brasileiros são bastante fiéis, com 94% deles acessando o app todos os dias.
Os apps mais populares entre os brasileiros. (Fonte: Mobile Time)
Levando em consideração os dados apresentados a clickCompliance vislumbrou no uso do WhatsApp como uma ferramenta para auxiliar o alcance dos programas de Compliance de forma eficiente e com baixo custo agregado.
Por que um serviço desse tipo é importante?
Analisando diversas reclamações de empresas importantes no mercado, nos deparamos com as seguintes questões.
A comunicação que existe com os funcionários offline é bastante precária e ineficaz, como por exemplo, no caso dos operários de obras, em que normalmente há apenas um mural com um banner divulgando informações e ferramentas como o canal de denúncias, mas sem nem indicar se ele está disponível em todas as obras ou mesmo se as pessoas entendem o que é e como ele funciona e como realizar as denúncias. Acontece de muitas vezes os funcionários não saberem fazer denúncias, então passam para o gestor e o gestor faz a denúncia, quase que impossibilitando se denunciar o gestor.
Um outro desafio é encontrar uma boa forma de fazer treinamentos, atendimento e tirar dúvidas, já que esses trabalhadores não usam o computador para acessar os meios de comunicação digitais. Além disso, em média, 2/3 dos funcionários estão em unidades operacionais não tem e-mail. Para fazer um treinamento, por exemplo, o profissional de Compliance precisa se locomover diversas vezes para chegar na zona da obra, ou até mesmo numa cidade remota onde fica uma fazenda ou uma fábrica. Isso gasta tempo e recursos, e só atinge uma unidade de cada vez. Outro ponto importante é que a rotatividade desses funcionários acaba sendo bastante elevada, cerca de 2-3 meses, e depois é necessário retreinar as equipes com todas essas dificuldades.
Como funciona essa solução tecnológica?
Com a vontade de preencher essa lacuna existente apontada por profissionais do mercado, foi desenvolvido um produto que auxilie o programa de compliance, alcançando com qualidade, praticidade e eficiência os funcionários off-line.
Em sua versão atual, a solução funciona como um canal direto entre o sistema da clickCompliance e os colaboradores, facilitando o acesso a todas as funcionalidades da plataforma. O sistema fará automaticamente a solicitação de todas as ações de Compliance que o colaborador precisa realizar, diretamente pelo WhatsApp, com links que encaminharão o colaborador ao sistema.
Dessa forma, o colaborador terá acesso, diretamente pelo celular, a todos os módulos da plataforma do software. Sendo assim, o funcionário que está off-line consegue executar todas as ações necessárias que a equipe de Compliance precisa para seguir com o andamento do fluxo de trabalho. E isso tudo através do aplicativo de mensagens Whatsapp.
As principais frentes de trabalho são as seguintes:
- Chatbot para atendimento;
- Canal de Denúncias;
- Formulários de Compliance;
- Governança de Políticas e documentos;
- Treinamentos e atendimento;
- Entre outros
A forma como a extensão funciona pode ser resumida da seguinte maneira. É efetuado o envio de um link pelo Whatsapp do colaborador. A partir daí, ele é direcionado para o sistema, sem a necessidade de efetuar o login da conta, a autenticação é feita de forma automática, aumentando e praticidade e poupando tempo. Depois disso, o sistema passa a funcionar normalmente, possibilitando com que o colaborador faça as leituras dos documentos e os aceites das políticas que estiverem sendo requisitadas, solicitando uma confirmação de leitura e entendimento. Alertas e lembretes também podem ser incorporados nessa extensão, da maneira com que o gestor responsável configurar.
Qual a visão de futuro para a ferramenta?
A extensão já está disponível e trazendo resultados positivos, mas a empresa tem como objetivo seguir um roadmap de evolução da ferramenta para fornecer uma experiência cada vez mais fluída e acessível aos usuários, sem comprometer a segurança e a conformidade com as regulamentações necessárias. Com isso a empresa espera tornar o sistema cada vez mais abrangente e simples de usar para que seus clientes possam alcançar todos os seus colaboradores.
A ideia principal pro futuro é buscar uma integração cada vez mais funcional e completa com o aplicativo a partir de uma solução em Inteligência Artificial que será desenvolvida para conectar os funcionários off-line e a equipe de Compliance através do WhatsApp, com foco nas cinco áreas: Comunicação geral, Canal de Denúncias, Governança de Políticas, Treinamentos e Atendimento.
A primeira se refere a campanhas e/ou comunicações que a empresa queira fazer para esses funcionários como campanhas anticorrupção, de conscientização sobre ética, datas como dia mundial do combate à corrupção, etc. Mensagens, imagens, vídeos e áudios seriam enviados.
O Canal de Denúncias permitirá que funcionários que desconhecem o canal formal ou não sabem usar um computador denunciem irregularidades no ambiente de trabalho. Isso evitará, por exemplo, o intermédio de um gestor mal-intencionado para fazer denúncias por eles, o que prejudica e mascara completamente os dados e o conhecimento sobre a situação na empresa.
A Governança de Políticas incluirá o envio dos principais trechos de políticas e normas para confirmação de leitura e entendimento, além de alertas e lembretes. Os treinamentos serão em forma de vídeos curtos com perguntas para confirmar o entendimento. O bot também estará disponível para interpretar perguntas sobre as políticas e normas da empresa, incluindo como fazer denúncias, e dar uma resposta.
Aspectos regulatórios
A solução se apoia em legislações recentes no Brasil que nos últimos tempos têm intensificado a cobrança estadual, nacional e internacional por programas de Compliance de qualidade, completos e que tenham informações a fácil acesso, caso alguma organização fiscalizadora solicite.
A primeira é a Lei Anticorrupção brasileira de 2013, baseada na FCPA, dos E.U.A e na UKBA do R.U, que obriga empresas a terem um programa de Compliance para fazer negócios com o governo federal. Ela foi regulamentada em diversos estados.
Já a LGPD, que entra vigor em 2020, baseada na GDPA da U.E. estabelece que a empresa precisa “demonstrar a efetividade de seu programa de governança em privacidade quando apropriado e, em especial, a pedido da autoridade nacional ou de outra entidade responsável por promover o cumprimento de boas práticas ou códigos de conduta, os quais, de forma independente, promovam o cumprimento desta Lei.”.
O que a clickCompliance busca alcançar com a implementação dessa extensão?
O principal impacto será a integração de funcionários em áreas não atingidas por programas de Compliance e, ainda, por qualquer outra área da empresa, como RH, por exemplo.
Esses funcionários, muitas vezes não entendem seus direitos e nem as normas de segurança da empresa, por exemplo. Esse canal será uma ponte direta com a empresa para tirar dúvidas, conhecer seus direitos e as normas adequadas da empresa, e poder fazer denúncias quando reconhecer irregularidades de forma acessível.
Além disso, por ser um canal que realiza as ações de forma automatizada, a incidência de preconceitos ou juízos de valor será muito menor do que com contato pessoal com funcionários da empresa.
É esperado que, assim, empresas de setores como construção civil, varejo e agropecuária, entre outras, consigam estar de acordo com normas e leis que pedem programas de compliance robustos e completos, além de terem indicadores que evidenciem a existência do programa sem esbarrar na falta de tecnologia e dificuldade de acesso que os demais funcionários possam ter acesso.
Dessa forma será possível garantir que empresas estejam comunicando suas políticas por completo, recebendo denúncias e aplicando treinamentos, entre outras ações, para 100% do corpo de trabalho, fortalecendo a qualidade do programa de compliance e tornando o ambiente de trabalho seguro e ético, mesmo em ambientes rurais e/ou distantes da central da empresa.
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