Sempre ouvimos dizer que as organizações devem estar em Compliance com os órgãos reguladores, mas o que isso significa?
Significa estar em conformidade com leis e regulamentos, atendendo aos requerimentos dos órgãos reguladores, de acordo com as atividades desenvolvidas pela sua organização.
Mas isso não quer dizer que a função de Compliance resume-se em capturar os normativos publicados pelos órgãos reguladores e divulgá-los aos funcionários da organização. A atuação do Compliance vai muito além, ou seja, está comprometida em garantir a aderência da organização a um acompanhamento de normas e legislações aplicáveis ao segmento do negócio e ao empreendimento como um todo.
Quando da publicação de normativos pelos órgãos reguladores, o Compliance avalia a aplicabilidade e quais áreas devem ser envolvidas no processo de análise das providências necessárias para atender o requerimento e só então divulga o normativo internamente na organização.
De maneira proativa e para tornar o processo mais efetivo, o Compliance das organizações vem realizando reuniões com os responsáveis de cada área, a fim de debater os normativos quanto a sua aplicabilidade, escopo de trabalho, análise de impacto, riscos, plano para cumprimento, prazos exigidos pelo regulador, necessidade de criação de políticas, entre outros.
Ao final das reuniões, estão definidos os planos e possibilidades para atendimento, cronograma para retorno de posicionamento ao Compliance compatível com a data exigida pelo regulador, incumbência de cada área etc.
O cronograma é estabelecido de maneira que haja visibilidade de todas as etapas a serem cumpridas e seus respectivos prazos.
Exemplo:
O compromisso de acompanhamento das normas até sua conclusão é de responsabilidade do Compliance, o qual solicita das áreas posicionamento quanto ao atendimento de cada etapa do escopo definido, solicitando se possível evidências das etapas concluídas.
Ao efetuar esse acompanhamento (monitoramento e controle) do que foi planejado/acordado com as áreas e dos respectivos prazos, é possível identificar eventuais atrasos no cronograma e, caso necessário, efetuar as devidas correções no processo para que o normativo possa ser atendido dentro do prazo.
É importante enfatizar, contudo, que o responsável de cada área tem a obrigação de manter-se atualizado sobre os assuntos relevantes a sua área de maneira proativa e providenciar as ações necessárias em tempo hábil. Caso contrário os mesmos podem ser responsabilizados por penalidades que sejam aplicadas a organização.
Vale lembrar que as penalidades decorrentes da falta de cumprimento de disposições regulamentares podem gerar despesas financeiras a organização, tais como multas, advertência etc.
O trabalho realizado em equipe entre o Compliance da organização e as demais áreas torna o processo simples e produtivo, evitando punições a organização.
Adriana Santos é Compliance Officer na IB Corretora de Câmbio Títulos e Valores Mobiliários. É formada em Ciências Contábeis com MBA em Gestão Financeira e Risco pela USP.
