As entrevistas de investigação desempenham um papel fundamental no campo do Compliance, pois são um dos principais meios de obter informações detalhadas, precisas e úteis que ajudam na identificação de problemas, na manutenção da integridade da organização e na proteção contra riscos legais e éticos.
Neste artigo, vamos abordar a importância dessas entrevistas e como elas podem ser conduzidas de forma eficaz para agregar um real valor ao processo de investigações corporativas no programa de Compliance.
Por que as entrevistas de investigação são críticas para obter informações precisas e úteis?
As entrevistas de investigação são essenciais para desvendar informações que não são facilmente detectáveis por meio de dados documentais ou digitais. Elas oferecem a oportunidade de captar nuances, contextos e detalhes que muitas vezes são perdidos em outras formas de análise.
Aqui estão alguns motivos pelos quais as entrevistas são tão críticas:
Identificação de não conformidades e riscos
As entrevistas permitem identificar comportamentos e práticas que não estão em conformidade com as políticas da empresa ou com as normas legais aplicáveis.
Elas ajudam a descobrir riscos potenciais que podem ser prejudiciais à organização, como fraudes, assédio, discriminação ou outros comportamentos antiéticos que não necessariamente são possíveis de identificar em um sistema tecnológico, por exemplo. Ao identificar esses riscos de maneira precoce, as empresas podem tomar medidas preventivas antes que os problemas se agravem.
Proteção da reputação e dos interesses da organização
Entrevistas bem conduzidas podem proteger a reputação da empresa ao identificar e resolver questões antes que se tornem públicas ou de resultarem em ações legais. Além disso, elas ajudam a demonstrar que a empresa leva a sério suas obrigações de Compliance e está comprometida em manter um ambiente de trabalho ético e seguro.
Contribuição das entrevistas para a cultura de ética de uma organização
Para realmente consolidar uma cultura de ética dentro de uma organização, as entrevistas de investigação desempenham um papel vital. Elas não só identificam problemas, mas também servem como uma ferramenta poderosa para reforçar os valores éticos da empresa.
Abaixo, veja como isso ocorre no dia a dia das organizações, com exemplos práticos:
Reforço da cultura de ética
Promoção à transparência: Essa prática pode ser exemplificada por uma empresa que, ao receber denúncias de conduta inadequada, prontamente inicia entrevistas para investigar as alegações. Durante essas entrevistas, os colaboradores são informados sobre a importância da transparência e de se falar abertamente sobre comportamentos inadequados. Isso cria um ambiente onde os funcionários se sentem encorajados a compartilhar suas preocupações sem medo de represálias.
Exemplo: Uma empresa de tecnologia recebe um relato anônimo sobre práticas de assédio em um dos seus departamentos. A equipe de Compliance inicia entrevistas com os colaboradores do departamento, atitude que reforça como a organização valoriza a transparência e não tolera assédio. Em paralelo, o processo de investigação segue sem a divulgação dos detalhes confidenciais para evitar a exposição dos envolvidos. Com isso, a empresa promove a confiança e a segurança entre os funcionários, deixando claro que a organização não hesitará em agir diante de comportamentos inadequados.
Exemplo 2: Em uma instituição financeira, uma série de discrepâncias contábeis foi descoberta. A equipe de Compliance imediatamente conduz entrevistas com todos os funcionários relacionados aos registros financeiros. Durante essas entrevistas, a liderança enfatiza o compromisso da empresa em manter a integridade financeira. Como resultado, os funcionários sentem que estão trabalhando para uma organização que não apenas pregava ética, mas agia em conformidade com esses princípios.
Impacto prático das entrevistas de investigação
Além de reforçar a cultura ética, as entrevistas de investigação ajudam na implementação de medidas corretivas e preventivas, como é o caso da identificação de padrões de comportamento que violam a política da empresa, permitindo a implementação de treinamentos ou ajustes nas políticas para abordar essas questões.
Exemplo: Após uma série de entrevistas, uma empresa de manufatura descobriu que muitos colaboradores não estavam cientes dos protocolos de segurança. Com essa informação, a empresa introduziu novas sessões de treinamento e revisou seus materiais de segurança.
Exemplo 2: Uma empresa de saúde iniciou uma campanha interna para lembrar os funcionários da importância do reporte ético, usando exemplos de casos anteriores onde entrevistas de investigação ajudaram a resolver problemas significativos, reforçando que o reporte é um pilar essencial da ética corporativa.
Esses exemplos mostram que as entrevistas de investigação são muito mais do que um procedimento de auditoria; são uma ferramenta poderosa para moldar e sustentar uma cultura de ética que permeia toda a organização.
O Papel das entrevistas na resolução de casos de Compliance
As entrevistas desempenham um papel central na resolução de casos de Compliance, desde a análise inicial até a tomada de decisão final.
As informações obtidas durante as entrevistas são analisadas em conjunto com outros dados para formar uma visão abrangente da situação. Isso permite que os investigadores tomem decisões informadas sobre os próximos passos, sejam eles correções, punições ou melhorias nos processos.
Os dados coletados nas entrevistas são usados para formar conclusões sobre a investigação e desenvolver recomendações práticas para prevenir a recorrência de problemas semelhantes. Essas recomendações são essenciais para a melhoria contínua do programa de Compliance.
Implicações legais das entrevistas
As empresas devem estar cientes das leis e regulamentos aplicáveis que regem as entrevistas de investigação. Isso inclui garantir que os direitos dos entrevistados sejam respeitados e que os dados sejam coletados e armazenados em conformidade com as normas de privacidade.
Vale reforçar que os entrevistados têm direitos que devem ser respeitados, como o direito à confidencialidade e o direito de não se auto-incriminar. Além disso, qualquer informação sensível coletada deve ser protegida adequadamente para evitar violações de privacidade.
Tendências sobre investigações corporativas
O campo das investigações de Compliance está em constante evolução, e é importante estar ciente da tendência quanto ao uso de tecnologia avançada.
Ferramentas de análise de dados e inteligência artificial estão sendo cada vez mais utilizadas para complementar o trabalho humano em investigações.
“A inteligência artificial tornou-se parte do dia-a-dia de nossas investigações internas. Com a utilização de ferramentas como o active learning, revisões eletrônicas de dados que há alguns anos durariam 2 meses, encerram-se de maneira frutífera em apenas 2 semanas.” Eloy Rizzo – Sócio da área de Investigações Corporativas do Demarest Advogados.
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