Em uma sociedade altamente tecnológica, o compliance digital é um aliado para a valorização da imagem organizacional das empresas diante de seus públicos. Para isso, o monitoramento de comunicação das ferramentas eletrônicas de trabalho se faz necessário cada dia mais, conquistando fundamental importância para a sustentabilidade das organizações.
Assim, o compliance digital ganha destaque, principalmente porque atua na prevenção de possíveis responsabilidades por condutas ilegítimas dos empregados, inclusive por atos lesivos praticados no âmbito da Lei Anticorrupção Empresarial brasileira – Lei nº 12.846/2013.
Conversamos com a Camilla Jimene, professora da LEC e sócia do escritório Opice Blum Advogados Associados, sobre compliance digital. Confira aqui tudo o que você precisa saber sobre o tema!
O que é o compliance digital
O compliance digital, no âmbito empresarial, tem como principal função analisar os riscos e a adoção de medidas preventivas para a adequação da organização às regras aplicáveis às tecnologias da informação.
Essa medida se faz necessária porque, dentro do cenário mundial de combate à corrupção, as empresas precisam zelar por sua boa imagem e reputação, desvinculando dela atitudes ilícitas, inclusive relacionadas a seus funcionários. Isso porque, toda a sociedade confia e dá preferência para se relacionar com organizações éticas.
“Em linhas gerais, compliance digital é a conformidade com todas as leis relacionadas à tecnologia, que já são inúmeras. Especificamente para o compliance anticorrupção, temos as questões de leis relacionadas à privacidade e proteção de dados nos casos de investigações internas, e regras relacionadas a controles internos aplicáveis aos empregados”, explica Camilla Jimene.
A especialista ainda enfatiza que, se a empresa não estiver documentalmente amparada para poder investigar internamente e implementar controles internos, ela pode ser prejudicada.
A tecnologia e seu impacto no compliance
Jimene explica que a tecnologia trouxe muitos impactos na vida das pessoas, nas mais variadas áreas. “Na educação, por exemplo, você sabe que o aluno consegue reter mais conteúdo e por mais tempo se você usar um recurso tecnológico. Na área da medicina, atualmente temos melhores diagnósticos, porque possuímos mais tecnologias para isso. Naturalmente, no universo jurídico, também sofremos consequências por conta da inovação tecnológica”, contextualiza a especialista.
A professora enfatiza que o primeiro impacto da tecnologia no universo de compliance é a investigação, e que hoje temos várias leis que se aplicam à tecnologia.
“As áreas de compliance das empresas normalmente conduzem investigações internas para apurar atos de corrupção e atos relacionados a conflitos de interesse. Para a investigação interna, teríamos de olhar para as leis relacionadas à privacidade nos meios digitais e até mesmo para a questão de como se produz provas eletrônicas”, explica.
Isso acontece porque hoje, a grande maioria das situações é investigada por meio da observação dos recursos tecnológicos da empresa. “Ninguém combina que vai pagar propina num restaurante. A pessoa troca uma mensagem, manda um e-mail, registra uma informação em algum sistema. Então, em linhas gerais, o grande impacto da tecnologia no universo de compliance é em relação à investigação interna”, orienta.
Controle de informações
A especialista alerta que, ainda que as leis brasileiras de compliance falem muito sobre a empresa ter controles efetivos acerca de seus funcionários, ainda é preciso criar mecanismos efetivos de acompanhamento e verificação.
“Esses controles, muitas vezes, passam também pelo uso da tecnologia. Não adianta você só falar para o funcionário que ele não pode pagar propina. Se você não fizer um acompanhamento dos e-mails dele, por exemplo, não tem como atestar que ele não está fazendo nada errado. Então, a gente também passa por uma questão de legitimidade desses controles internos e privacidade do trabalhador” avalia a professora.
Ela reforça que existem muitos impactos relacionados a documentações de governança corporativa que precisam de controle para legitimar esse tipo de controle interno que o compliance exige.
Desafios da implementação do compliance digital
O primeiro desafio é uma mudança de cultura, e a compreensão do que a tecnologia traz de impactos, inclusive em relação à legislação. “As pessoas têm um pensamento de que na internet pode tudo, mas não é bem assim. Então, é preciso realmente uma mudança cultural e até mesmo a necessidade de uma educação digital, pois nós não somos preparados,” avalia a professora.
Jimene diz que a tecnologia nas empresas é uma novidade, e não fomos preparados para administrá-la. “Quando a minha geração nasceu, não existiam tantos recursos tecnológicos e não fomos preparados para usá-los. Agora, isso está 100% na nossa vida pessoal e profissional. Então, as pessoas precisam ser educadas e preparadas sobre o que é um uso ético e seguro desses recursos tecnológicos” avalia.
Ela ainda lembra que é preciso preparar as pessoas para usar essas ferramentas tecnológicas de forma adequada.
Vantagens do compliance digital para as empresas
A grande vantagem do compliance digital é legitimar investigações internas. Se você tiver acesso, por exemplo, ao e-mail de um funcionário, e descobrir que ele está envolvido em corrupção e precisar demiti-lo por justa causa, se você não tiver regras internas que tratem sobre isso, muito provavelmente não vai conseguir adotar as medidas necessárias. “Então, o primeiro aspecto é garantir que a empresa exerça o seu direito de fazer investigações internas e controlar o que os trabalhadores fazem”, diz a especialista.
Num segundo aspecto, o compliance digital protege a empresa, porque mostra também que ela teve uma boa gestão de governança a respeito disso.
Jimene relata que, olhando especificamente para os documentos, o código de ética tem que trazer previsões sobre o uso dos recursos tecnológicos da empresa, e, abaixo dele, precisa ter regras específicas sobre segurança da informação. “Normalmente, a gente fala em regulamento interno de segurança da informação, que são termos de uso que os empregados assinam”, ensina.
Entenda por que é importante se especializar na área de compliance digital
A área de compliance nas empresas é um segmento significativamente próspero, e um profissional que tenha conhecimento desse tema estará à frente do mercado. Jimene considera que o próprio cotidiano e a tecnologia que permeia o nosso dia a dia vão exigir do profissional de compliance conhecimentos dessa área. “Se tudo é digital a partir daqui, quem não tiver conhecimentos na área vai ficar para trás”, avalia.
Principais tendências
A advogada lembra que temos um esforço legislativo muito grande a respeito desse assunto. “Tivemos um impacto muito grande, tanto na Europa quanto no Brasil, de leis voltadas à proteção de dados pessoais, inclusive no ambiente digital. Estamos o tempo todo amadurecendo a nossa legislação para prever esses avanços tecnológicos e, agora mais recentemente, estamos com uma preocupação especial com a coleta e o tratamento de dados pessoais por meios digitais” analisa Jimene.
Como se capacitar em Compliance Digital
Com o tema em plena evidência, especialmente em razão da nova Lei Geral de Proteção de Dados, a LEC oferece cursos nos mais diferentes formatos.
Para saber tudo sobre este tema tão importante, uma excelente opção é comparecer ao Congresso Internacional de Proteção de Dados, que acontece em novembro, em São Paulo.
Como vimos ao longo deste post, o compliance digital é uma ferramenta essencial para as organizações à medida que contribui para a manutenção de sua imagem e valor. Também é necessário para a regulação das condutas dos funcionários no ambiente virtual, bem como para o monitoramento dos instrumentos eletrônicos de trabalho colocados à disposição deles.
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