Descubra como fazer um Código de Conduta e um Código de Ética para uma empresa.
Pesquisa realizada anualmente desde 2014 pela Protiviti Brasil aponta o Código de Conduta/Ética como o elemento de Compliance mais presente nas organizações: aproximadamente 65% das empresas afirmam ter um código, o que mostra a relevância desta ferramenta. Uma das hipóteses para isto ocorrer é que muitas empresas entendem que o código é o mais simples dos elementos a ser desenvolvido, o que não é necessariamente verdade.
Para ser efetivo, o Código de Conduta Ética deve ser construído considerando os valores básicos da organização, uma vez que seu principal objetivo é orientar os colaboradores, terceiros e parceiros sobre o modo como a empresa conduz os seus negócios. Ou seja, o Código deve ajudar na orientação de dilemas éticos e explicar quais são os comportamentos aceitáveis ou não pela empresa em todos os diferentes níveis de relacionamento.
Seu desenvolvimento passa por 3 etapas principais – (i) compreensão da cultura ética, quando se entende os principais documentos normativos da empresa, alinha-se expectativas, pontos de discussão e abordagem com a alta administração; (ii) construção do código em si e (iii) validação pela alta gestão e legal, se necessária. Durante esse processo de desenvolvimento é fundamental garantir que o texto seja compreendido por todos os stakeholders, internos e externos, respeitando o perfil e nível de maturidade do Compliance da organização. Como muitas vezes é indevidamente desenvolvido somente para cumprir requisitos legais, é atribuído a uma área jurídica. No entanto, considerando que é preciso conhecer a fundo a cultura organizacional, regras de negócio e, principalmente, o que realmente será seguido ou não, redigir e tornar o Código de Conduta Ética efetivo é muito mais um exercício de gestão da cultura organizacional do que uma ação legal ou normativa da organização. O papel do jurídico é importante, mas não deve se resumir a ele.
É fundamental também que só se escreva aquilo que pode ser cumprido: ter um Código que não pode ser seguido por ser “muito exigente” ou estar em desacordo com a cultura organizacional pode colocar em risco a credibilidade das demais ferramentas de Compliance da organização. Por exemplo, se o código é impossível de ser seguido, por que o colaborador vai confiar e ligar para um canal de denúncias para relatar uma irregularidade?
A adequação à realidade e cultura da organização é outro desafio, principalmente porque é muito comum o hábito de copiar o Código ou trechos dos de outras organizações. Por exemplo, houve o caso de uma start up com cultura informal, que usou um Código de Ética padrão como base e, no processo de validação, identificou que a proibição de consumo de bebida alcoólica no ambiente de trabalho não fazia sentido, uma vez que tinha uma cultura de fomento à inovação e, na área de descanso dos colaboradores, inclusive existia uma chopeira, que poderia ser usada com parcimônia.
Independentemente da organização do Código, 4 blocos devem estar contidos e considerados – com maior enfoque nos pontos de cada bloco que mais impactam a organização: Princípios éticos (não discriminação, cumprimento da legislação e repúdio a mão de obra escrava e infantil), Princípios de conduta (QSMS, mídias sociais, conflito de interesse, recursos e ativos, confidencialidade e propriedade intelectual), Relacionamentos (colaboradores, clientes, fornecedores, investidores e acionistas, setor público, sindicatos, mídia etc) e Ações institucionais (doações e patrocínios, meio ambiente, responsabilidade social, prevenção à lavagem de dinheiro e acurácia nos registros contábeis). O Código deve trazer diretrizes gerais e as especificidades devem ser tratadas em políticas específicas, como política de Compliance, de segurança de informações, etc.
Uma boa prática é complementar o código com um guia de perguntas e respostas, onde algumas questões descritas no Código serão exemplificadas com situações do dia a dia da organização, auxiliando a esclarecer alguns pontos críticos. Por fim, é importante atualizar periodicamente o Código de Conduta Ética, de modo a refletir a realidade e o contexto no qual a organização está inserida. A realidade das mídias sociais e suas regras de uso, por exemplo, estão refletidas principalmente nos códigos elaborados ou revisados recentemente.
Yaniv Chor é líder no escritório do RJ da prática de riscos & compliance da Protiviti, consultoria global especializada em Gestão de Riscos, Auditoria Interna, Compliance, Gestão da Ética, Prevenção à Fraude e Gestão da Segurança.
Jefferson Kiyohara é líder no escritório de SP da prática de riscos & compliance da Protiviti.
