O trabalho remoto, uma prática que se tornou comum nos últimos anos, trouxe consigo uma série de desafios e oportunidades, especialmente na área de conformidade.
Garantir que os programas de Compliance continuem eficazes fora do ambiente corporativo tradicional requer estratégias específicas e a utilização inteligente da tecnologia. Neste artigo, vamos explorar os principais desafios e fornecer insights práticos para manter a conformidade no trabalho remoto.
Quais são os principais desafios do trabalho remoto?
O trabalho remoto apresenta desafios únicos para a conformidade, entre eles estão:
- A segurança da informação: É preciso garantir que os dados da empresa sejam protegidos quando acessados de locais remotos. Nesse sentido, o uso de redes domésticas e dispositivos pessoais pode aumentar a vulnerabilidade a ataques cibernéticos. Por isso, muitas organizações disponibilizam equipamentos, que além de gerar um impacto positivo para o colaborador, que se sente mais valorizado, também ajuda a proteger os dados da organização.
- Monitoramento: A dificuldade de monitorar as atividades dos colaboradores remotamente não é uma questão apenas de produtividade, pois existem muitos recursos para acompanhar as atividades. Mas essa dificuldade pode levar a um aumento no risco de não conformidade.
- Comunicação e cultura organizacional: Manter uma comunicação eficaz e uma cultura de conformidade forte é mais difícil quando os colaboradores estão fisicamente dispersos.
Home Office e Compliance: Como é possível manter o programa ativo e eficaz?
Agora você conhece os principais desafios, mas entenda que este cenário não é pessimista, pois um dos pontos mais importantes para o profissional de Compliance ser bem-sucedido é ser adaptável e buscar soluções criativas e éticas para o contexto em que está inserido.
Os desafios revelam boas oportunidades de fazer mudanças significativas e para que um programa de Compliance seja eficaz no ambiente de trabalho remoto, algumas estratégias podem ser adotadas:
- Políticas claras e bem comunicadas: As políticas de conformidade devem ser claras, objetivas e acessíveis a todos os colaboradores. A comunicação regular sobre as expectativas e os procedimentos de conformidade é essencial para que os processos internos fluam corretamente.
- Treinamento contínuo: Oferecer treinamento contínuo, adaptado ao ambiente remoto, ajuda a manter todos os colaboradores informados sobre as práticas de conformidade. Pode ser desafiador engajar o time em treinamentos online, contudo, se cada área tiver algo pensado especificamente para o formato que funciona melhor para o setor, poderá se tornar muito mais do que um momento de capacitação, como também um excelente recurso de integração.
- Ferramentas de colaboração seguras: Utilizar ferramentas de comunicação e colaboração que garantam a segurança dos dados é fundamental. Nesse sentido, plataformas como VPNs (“Virtual Private Network” ou Rede Privada Virtual que permite o compartilhamento de dados pela internet com segurança), softwares de comunicação criptografados e soluções de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) são essenciais.
Como utilizar a tecnologia a favor da conformidade?
A tecnologia pode ser uma grande aliada na manutenção da conformidade no trabalho remoto. Além de pensar nas ferramentas de monitoramento para garantir que os colaboradores estejam seguindo as políticas de conformidade, também é necessário pensar na automatização de processos que podem reduzir erros humanos e aumentar a eficiência das atividades.
Um bom profissional de Compliance, por mais que não seja especialista em tecnologia, deve buscar conhecimento para entender sobre quando e como solicitar o investimento em soluções de cibersegurança, como firewalls avançados, detecção de intrusões e softwares de prevenção contra malware, pois tais ações são indispensáveis para proteger dados sensíveis.
Atenção especial ao canal de denúncias
Que o canal de denúncias é importante para as organizações manterem um ambiente de trabalho seguro e ético, nós já sabemos. Contudo, no trabalho remoto, o canal de denúncias se torna ainda mais importante, pois permite que os funcionários sintam mais proximidade com a organização para que reportem irregularidades ou dúvidas de forma anônima e segura.
Muitos colaboradores, se não souberem da existência do canal e se não entenderem como podem utilizá-lo, podem sentir que o trabalho remoto não tem a mesma atenção que um trabalho presencial tem.
Por isso, para que o canal de denúncias seja eficaz, é importante que as companhias:
- Divulguem o canal de denúncias para todos os funcionários com explicações claras de como utilizá-los;
- Garantam a confidencialidade das denúncias;
- Investiguem as denúncias de forma imparcial e transparente;
- Tomem as medidas cabíveis em caso de irregularidades.
Também é importante que o canal de denúncias seja facilmente acessível para todos os colaboradores, independentemente da sua localização e do tipo de ferramenta que utilizam. Isso significa oferecer diversas opções de acesso e adequação à língua, no caso da empresa ter times em diversos locais do mundo. A praticidade no acesso garante que todos se sintam seguros e confortáveis para reportar irregularidades.
O fornecimento de feedback aos denunciantes sobre as ações tomadas em relação às suas denúncias é fundamental para fortalecer a confiança no sistema de compliance. Mesmo que a informação seja sigilosa, é importante comunicar aos colaboradores que suas denúncias foram recebidas, analisadas e que medidas cabíveis estão sendo tomadas. Isso demonstra o compromisso da empresa com a ética e a transparência, incentivando ainda mais a participação dos colaboradores na construção de um ambiente de trabalho seguro e justo.
Pontos essenciais
A implementação de auditorias regulares e o engajamento da liderança são pontos essenciais para garantir que as práticas de conformidade sejam seguidas.
As auditorias podem identificar áreas de risco e fornecer informações valiosas sobre como melhorar os processos e procedimentos.
Em paralelo, a liderança deve ser visível e ativa no apoio às práticas de conformidade. Quando a alta administração demonstra um compromisso claro com a conformidade, isso se reflete em toda a organização, criando uma cultura de integridade e responsabilidade.
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O trabalho remoto apresenta desafios únicos, mas também oferece oportunidades significativas para fortalecer a conformidade dentro das organizações.
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