Las empresas están sujetas a todo tipo de riesgos relacionados con el fraude y la corrupción, así como con la conducta antiética de sus funcionarios. En este sentido, las investigaciones internas de cumplimiento están cobrando fuerza en el ámbito corporativo, como una forma de solucionar estos problemas y restablecer el orden en las áreas afectadas.
Una investigación rigurosa, independiente y analítica es capaz de prevenir y detectar cualquier actividad o proceso que no esté de acuerdo con las políticas internas y las leyes y reglamentos. Así, es una forma para que las empresas y sus accionistas protejan sus intereses y los de la organización.
En vista de esto, hablamos con Alexandre Serpa, coordinador del curso de cumplimiento anticorrupción de LEC, para saber cómo funcionan las investigaciones internas de cumplimiento. ¡Continúa leyendo y aprende cómo realizarlas en tu empresa!
Mira cómo funcionan las investigaciones internas de cumplimiento
Una investigación interna puede iniciarse de varias maneras. La más común es a través de una denuncia. Según un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), el 40% de los fraudes investigados en una empresa se identifican después de ser denunciados por un funcionario o tercero.
El proceso también se puede iniciar después de una auditoría interna, algo natural en una organización. Este es el caso del fraude financiero, que se puede encontrar después de una revisión de los pagos realizados.
Alexandre Serpa explica que un proceso interno también puede ser motivado a partir de una investigación externa (por parte de la policía federal, por ejemplo) con un socio o ex empleado. Incluso los problemas en los competidores pueden requerir una revisión en la organización si tiene prácticas similares a las que se investigan en otros lugares.
Después de recibir una denuncia o una indicación de un problema, es hora de iniciar una investigación interna de cumplimiento. Puede ser realizada por un profesional especializado o por un equipo dedicado de la propia empresa o subcontratada. En cualquier caso, es importante tener imparcialidad y confianza en todo el procedimiento.
Luego, los responsables harán un plan de investigación con cada paso necesario para llevarla a cabo. El plan debe contener el motivo del proceso, las hipótesis planteadas, los documentos necesarios, las preguntas a responder y las personas a entrevistar, ya sean testigos o investigados. A partir de entonces, se realizan las entrevistas y el informe con las opiniones de los investigadores.
Conoce las ventajas de que una empresa adopte este proceso
Muchas empresas todavía se resisten a realizar investigaciones internas de cumplimiento porque creen que es mejor ocultar los problemas. Sin embargo, a medio y largo plazo, esta actitud puede ser peligrosa, ya que somete a la empresa a sanciones legales y penales, daños financieros y la imagen de la organización.
De hecho, un proceso de investigación puede quedar en nada, con la conclusión de que la denuncia o el cuestionamiento carece de fundamento. Esto no quiere decir que no sea válido, ya que la sola sospecha ya es suficiente para detectar que existe un problema.
Después de todo, si se ha hecho una denuncia, puede revelar un fraude u otro delito si se confirma Si no se confirma, puede indicar problemas de relación o de procesos que pueden afectar la cultura organizacional y el lugar de trabajo.
Así, de una forma u otra, si una denuncia o hecho ha motivado una investigación interna, se debe averiguar de la mejor manera posible. El resultado para la empresa siempre será beneficioso, ya que puede señalar un problema a corregir o algún punto de mejora, incluso en la comunicación entre las personas.
Por eso, las investigaciones internas de cumplimiento deben verse siempre con naturalidad, sin interferir en la rutina de la empresa. Puede considerarse como un proceso separado, paralelo al funcionamiento de la organización.
Comprende cómo poner en práctica el proceso de investigación.
Por simple que parezca el proceso de investigaciones internas de cumplimiento, es necesario observar algunos criterios para que sea exitoso. El primero de ellos es la confidencialidad. Después de seleccionar y decidir que un incidente debe investigarse, por ejemplo, solo los responsables de los canales de denuncias y los investigadores deben conocer la fuente.
Esto es necesario porque, de lo contrario, la investigación puede poner en peligro la imagen de los investigados, los denunciantes y la propia empresa. Además, si la investigación no es confidencial, las personas involucradas pueden comenzar a esconder o destruir pruebas y evidencias o incluso amenazar a los testigos, perturbando el proceso.
Serpa señala que puede haber fugas de información durante todo el proceso de investigación. El investigador puede hablar demasiado en una entrevista, el denunciante puede contarle a alguien o el investigado puede descubrir quién realizó la denuncia.
Otro desafío, enfatiza el especialista en cumplimiento, es el exceso de confianza que generan las investigaciones internas de cumplimiento. Si este proceso se convierte en algo recurrente en la empresa, las personas pueden temer denunciar a otros por temor a ser sancionadas más adelante.
Por lo tanto, un punto fundamental para realizar investigaciones es contar con un buen programa de cumplimiento, con profesionales especializados. Porque es importante garantizar los medios y recursos necesarios durante el proceso. De lo contrario, puede ser un desafío recopilar suficiente información para llevar a cabo una investigación.
Así, se deben considerar algunos puntos durante las investigaciones internas de cumplimiento:
- la vida personal y la privacidad de las personas no deben investigarse;
- debe haber una razón justa para iniciar el proceso;
- se pueden utilizar los equipos, sistemas y toda la infraestructura de la empresa, siempre que no se espere privacidad;
- la empresa debe proporcionar todos los medios para garantizar la confidencialidad y el tiempo necesario para la investigación.
Una consecuencia de las investigaciones internas de cumplimiento es la proposición de mejoras en los procesos y en el propio programa de cumplimiento. Al fin y al cabo, el objetivo es evitar que ocurran nuevos sucesos similares en el futuro. Por ello, es muy importante mantener los canales de denuncias y controles siempre activos para reducir los problemas de fraude y corrupción dentro de la organización.
