A análise da idoneidade e histórico de potenciais fornecedores de produtos ou serviços já faz parte do dia a dia de muitas organizações. Esse processo, conhecido como Know Your Supplier (KYS) ou simplesmente “Conheça Seu Fornecedor”, é essencial para mitigar riscos e preservar a reputação da empresa em relação a danos que possam ser causados pelo comportamento de terceiros.
A adoção dessa prática é crucial para quem deseja manter um alto nível de compliance, contudo, fazer essas verificações nem sempre é uma tarefa fácil.
De acordo com a profundidade do relacionamento e dos perfis envolvidos, o procedimento pode ser mais ou menos complexo. Em todo caso, é necessário contar com dados confiáveis para análise e tomada de decisão.
Por que é importante conhecer o histórico de fornecedores?
Há muitas razões para que as empresas conheçam de perto com quem pretendem fazer negócios. Uma delas é para assegurar que o fornecedor de produtos ou serviços cumprirá com as suas obrigações de acordo com o que foi previsto em contrato.
Ao acessar o histórico do terceiro, é possível identificar informações como impontualidade, reclamações e litígios, dados que indicam que a relação pode não ser um bom negócio.
Além disso, questões mais graves também podem estar relacionadas com fornecedores. Ainda é bastante comum empresas terem problemas com terceiros envolvidos em esquemas de corrupção, fraudes, conflito de interesses e até mesmo trabalho escravo.
Estar associado a esse tipo de fornecedor pode trazer sérias consequências, não só financeiras, mas também reputacionais. Com um processo de Know Your Supplier, no entanto, a organização consegue garantir mais segurança e ter melhores relacionamentos.
Como é feita uma investigação de KYS?
As informações a serem analisadas do terceiro vão variar de acordo com critérios de cada empresa e o tipo de relacionamento a ser estabelecido.
Essas buscam geralmente são feitas manualmente na internet e em bancos de dados públicos, processo que é bastante demorado e pode ter um custo elevado, dependendo da quantidade de pessoas envolvidas e empresas analisadas nesse processo.
Dentre os dados consultados, pode-se citar:
- Dados cadastrais;
- Situação financeira e de crédito;
- Processos judiciais;
- Participação em listas restritivas;
- Notícias de corrupção;
- Quadro de Sócios e Administradores;
- Presença de Pessoas Politicamente Expostas (PEPs).
É importante lembrar que as boas práticas de KYC envolvem, também, a verificação contínua dos fornecedores estratégicos, tanto para detectar alterações de status quanto para exigir a correção de desconformidades.
Como automatizar as verificações de Know Your Supplier (KYS)?
A tecnologia tem desempenhado um papel fundamental na automatização de processos nas empresas, e para as práticas investigativas de KYS isso não é diferente.
O uso de plataformas de big data analytics está cada vez mais frequente nas organizações. Essas soluções são capazes de coletar, organizar, processar e analisar grandes conjuntos de dados. Com isso, é possível identificar padrões e tendências que ajudam as empresas a tomarem melhores decisões.
Com esse tipo de tecnologia, é possível consultar informações sobre pessoas físicas e jurídicas em diversos bancos de dados simultaneamente e gerar relatórios para análise em poucos minutos, algo que seria impraticável manualmente.
Para garantir ainda mais eficiência nesse processo e automatizar as verificações, muitas ferramentas contam com personalização, ou seja, o usuário pode escolher quais aspectos ele gostaria de avaliar de determinada entidade, como questões financeiras, jurídicas ou socioambientais, por exemplo.
Em resumo, o uso de tecnologia pode facilitar bastante as verificações de Know Your Supplier (KYS), além de oferecer benefícios como redução de custos, confiabilidade dos dados, centralização das informações, eficiência, organização e segurança.
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