Em um movimento para aprimorar a aderência dos seus colaboradores à cultura de Compliance, e aumentar a eficiência e a inteligência dos processos da área, a Bayer está avançando com uma estrutura de Compliance Operations.
A idéia do Compliance Operations é centralizar em uma única área todas as demandas, processos e ferramentas operacionais necessárias à execução de um programa de Compliance, adotando o conceito de central de serviços compartilhados, que atende as diferentes divisões de negócios e operações locais da companhia em todo o mundo. Em linhas gerais, o conceito é simples: separar o trabalho operacional daquele que é puramente estratégico. Dessa forma, os Compliance Officers da Bayer em cada país, podem se concentrar em questões mais específicas relacionadas com a agenda de integridade corporativa, que exigem uma análise mais aprofundada e um contato mais próximo com as áreas de negócio. “Hoje, muitas vezes o trabalho operacional toma o tempo dessas análises e afoga o nosso trabalho”, afirma Rafael Tardocchi, Compliance Officer da Bayer no Brasil. A iniciativa, que teve início com uma reestruturação global ocorrida há cerca de 4 anos, se mostrou promissora e agora está ganhando mais corpo, seguindo o sucesso de um modelo já adotado para outras áreas jurídicas da companhia, como contratos e contencioso.
Processos como os de due diligence de terceiros, análise e aprovação de brindes/presentes, doações, participação em associações e em benchmarkings, por exemplo, que representam um fluxo operacional significativo, já são gerenciados por essa estrutura, que agora está passando por um projeto de digitalização e automação ainda maiores, chamado Advice on demand, onde os usuários terão maior autonomia e agilidade. “Se tivesse que ter pessoas do time local dedicadas para isso, eu teria que tirar profissionais de atividades como a revisão de política, uma investigação ou outras mais estratégicas”, complementa Tardocchi. Com uma área de Compliance Operations dedicada e fazendo uso de ferramentas digitais, pode-se agilizar os fluxos de trabalho, diminuindo a dependência da intervenção humana para dar andamento às solicitações de questões que podem ser simples e padronizadas, mas que sem resposta rápida, travam o trabalho ou, pior, levam os profissionais da empresa a tomar uma posição equivocada.
Tardocchi aponta que, no modelo antigo, um funcionário com uma dúvida sobre a complexa política de brindes e presentes da indústria farmacêutica, por exemplo, precisaria abrir um chamado e aguardar um retorno. Muitas vezes, a demora levava o colaborador a tomar uma decisão por conta própria, sem a devida orientação. Com uma área dedicada a aprimorar essas ferramentas, a Bayer espera facilitar o acesso à informação e agilizar as respostas. A digitalização de processos e a otimização das plataformas é um fator chave para aumentar a aderência dos colaboradores e, consequentemente, gerar mais dados além de fortalecer a cultura de Compliance.
Estrutura Global com atuação local
Uma das grandes vantagens dessa estrutura com atuação cada vez mais digitalizada é a capacidade aprimorada de extrair e analisar dados em maior volume, permitindo uma gestão de compliance efetivamente orientada por dados (data driven). “Você precisa criar tickets para classificar as principais dúvidas, solicitações, tipos de assuntos mais demandados… Não consigo ter isso sem uma padronização de entrada dessas informações”, explica o Compliance Officer.
Na Bayer, a equipe de Compliance Operations possui reporte global e opera de forma independente das unidades de Compliance locais, mas sempre em colaboração. As equipes locais são consultadas sempre, pois o conteúdo, as regras e a responsabilidade final permanecem no nível de cada país. A equipe de Compliance Operations atende toda a América Latina, com o Brasil representando cerca de 90% das demandas.
Com essa divisão, a Bayer consegue alocar seus profissionais de forma mais eficiente, de acordo com seus perfis. Enquanto a área de Compliance Operations atrai talentos com melhor capacidade e olhar para processos e sistemas, a equipe de Compliance local que atende ao negócio valoriza profissionais com uma abordagem mais voltada para pessoas e o entendimento dos negócios. Essa estrutura reconhece que ambos os perfis são essenciais para o sucesso do programa de conformidade. Dentro da estrutura de Compliance Operations também estão alocados o canal de denúncias e o time de investigações, com equipes dedicadas e sistemas próprios.
Um dos papéis de Tardocchi, como Compliance Officer do Brasil, é justamente fazer a ponte entre as peculiaridades da operação brasileira e o time de Compliance Operations, que visa a máxima padronização e otimização de seus sistemas. “Eles, até pelo olhar global e de busca por padronização, precisam seguir o script, e eu tenho que fazer o meio de campo das especificidades e tipicidades de cada negócio aqui no país, buscando garantir a integração e colaboração entre os times regional e local, para que o operacional e o estratégico caminhem juntos”, detalha.
Para garantir o alinhamento e a sinergia aqui no Brasil, foi criado um squad de compliance. Juntamente com membros da equipe de Compliance Operations, profissionais da área jurídica que já atuam como parceiros de negócio (business partners) para os diversos departamentos acumulam a função de dar suporte em assuntos de compliance, garantindo uma proximidade com as três divisões da Bayer: agrícola, farmacêutica e de consumo. “Se não conhecer as peculiaridades básicas de cada uma, fica difícil de levar a realidade do compliance para cada negócio e o Squad de Compliance funciona muito bem nesse sentido”, pontua Tardocchi.
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