Todo proceso de gestión demanda instrumentos de análisis, evaluación y control del desempeño. Y, en el área de cumplimiento, no sería diferente. Esta gestión incluye incluso indicadores como forma de obtener un seguimiento efectivo de todas las actividades relacionadas con esta área. Después de todo, es el rol del Cumplimiento garantizar que la organización siga cumpliendo con las normas internas y externas.
El objetivo de este texto es enumerar los principales indicadores de cumplimiento que deben ser monitoreados en una empresa. Para ello, iniciaremos el contenido ampliando conocimientos sobre la relevancia de estos indicadores. Poco después, discutiremos el propósito y el funcionamiento de algunos indicadores y el rol de la tecnología en este proceso. ¿Estás curioso? Entonces, ¡sigue leyendo!
¿Cuál es la importancia de monitorear indicadores de cumplimiento?
El seguimiento de los indicadores de cumplimiento es parte fundamental del proceso de implementación de políticas efectivas en el negocio. Al fin y al cabo, las herramientas de análisis de desempeño pueden mejorar las acciones de gestión de cumplimiento e impulsar los resultados de las empresas.
Un canal de denuncias, por ejemplo, representa un medio importante para prevenir y combatir posibles irregularidades y actos ilícitos, tales como: acciones antiéticas, desviaciones financieras, acoso sexual, acoso moral, discriminación, agresión, bullying y otras situaciones similares. Si no se abordan, tales situaciones pueden dañar el ambiente de trabajo, socavar el desempeño y la productividad e incluso tienen el potencial de causar grandes pérdidas financieras y la destrucción de la reputación de las organizaciones. Sin embargo, no es suficiente que el área de cumplimiento implemente un canal de denuncias, es necesario que haya un seguimiento continuo del canal. Para ello, se pueden utilizar indicadores para monitorear la cantidad, la calidad y los tipos de denuncias recibidas. Y, como resultado de este seguimiento, se implementarán las medidas necesarias para la mejora constante del canal.
¿Cuáles son los principales indicadores?
Ahora que entendemos un poco más sobre el monitoreo de acciones de cumplimiento para las organizaciones, llegó el momento de saber cómo llevarlo a cabo. A continuación, enumeramos 6 de los indicadores de cumplimiento más importantes, describiendo cómo funcionan y cuál es su propósito. ¡Échale un vistazo!
1. Compromiso de la alta dirección
Este indicador revela el nivel de compromiso de los niveles más altos de la empresa con las acciones de cumplimiento. Es importante resaltar que cuanto mayor es el compromiso de la alta dirección con el programa, más reconocimiento suma la compañía a su reputación como marca comprometida con las acciones de gobierno más avanzadas.
Otro dato que corrobora esta afirmación es la creciente preferencia del mercado por priorizar sus elecciones de consumo y negocios con empresas que demuestren una conducta ética intachable. Ejemplos de monitoreo del compromiso de la alta dirección son el porcentaje de líderes que participaron en las capacitaciones de cumplimiento, la variación positiva en el presupuesto disponible en el área de cumplimiento anualmente, etc.
2. Porcentaje de empleados que han tenido acceso y se han comprometido con las políticas de cumplimiento
Las políticas de cumplimiento son relevantes ya que formalizan los procedimientos esperados por la organización para prevenir la práctica de actos antiéticos e ilegales. A través del indicador de porcentaje, es posible monitorear si todos los colaboradores tienen acceso y están comprometidos con las políticas de cumplimiento.
Es importante resaltar el potencial que los programas de software pueden ofrecer para controlar la aceptación de políticas de cumplimiento. Algunos programas tienen funciones para enviar notificaciones de actividades pendientes. Así, el propio programa notifica al usuario sobre todas sus actividades pendientes, tales como: una política que necesita ser aceptada.
3. Control de validez de programas y documentos
El control de la validez de los documentos es fundamental para evitar documentos obsoletos y posibles sanciones a la empresa, especialmente para los sectores regulados.
Este indicador monitorea el porcentaje de políticas y documentos que están dentro del período de validez. Por lo tanto, invierte en el desarrollo de mecanismos de control de estas variables, como sistemas de gestión de documentos para apoyar al sector de cumplimiento.
4. Formación y capacitación
Los cursos de cualificación y capacitaciones son excelentes herramientas para difundir las mejores prácticas entre todos los colaboradores. Muchas de las normas de cumplimiento afectan simultáneamente a diferentes departamentos y, por tanto, no basta con que un sector desempeñe su papel. Se requiere una acción conjunta para hacer cumplir las políticas internas de la empresa y las normas externas que le son aplicables.
Por lo tanto, determina un índice de cualificación para promover contenidos relacionados con el cumplimiento y respeto de las normas internas de tu empresa. Determina también un plan básico de formación en cumplimiento para todo el personal, así como un calendario de capacitaciones específicas en esta materia. Cuanto mayor sea este índice, menor será el riesgo de fracaso por desconocimiento de alguna regla y mayores los estándares de conducta.
5. Canal de denuncias
El canal de denuncias es una herramienta eficaz para diagnosticar situaciones no deseadas en materia de cumplimiento y ética. Sin embargo, para que esta herramienta presente los resultados deseados, se requiere conocimiento y confianza en el canal. Como destacamos, existen varios indicadores que se pueden utilizar para medir la eficacia del canal de denuncias y el seguimiento de las acciones de mejora necesarias.
6. Evaluación de riesgos
La evaluación de riesgos debe realizarse periódicamente para que el programa de cumplimiento pueda dirigir sus acciones centrándose en los principales riesgos. Del resultado de esta evaluación se generan planes de acción para el área de cumplimiento y las áreas de negocio y es importante que se implementen indicadores para monitorear estas acciones.
Estos son algunos indicadores, pero existen otras posibilidades de indicadores de desempeño que se pueden crear para el seguimiento continuo del programa. La clave es desarrollar controles que puedan monitorearse continuamente para verificar la efectividad de las acciones de cumplimiento a lo largo del tiempo.
Para ayudar con este objetivo, existen muchos programas de software, como los sistemas ERP y otros recursos tecnológicos, que pueden facilitar esta labor a través de la comunicación directa entre departamentos, simplificando el acceso a la información y generando informes de gestión casi instantáneos sobre el progreso de los programas de cumplimiento.
Por lo tanto, cada uno de los indicadores mostrados hasta ahora solo puede tener el efecto deseado si se monitorea constantemente para garantizar que el programa de cumplimiento se implemente y desarrolle de manera organizada y efectiva. Como resultado de este control se obtiene una visión global de las acciones de cumplimiento, además de permitir la correcta dirección de esfuerzos y recursos a las áreas que necesitan mayor atención.
A lo largo de este artículo, podemos profundizar en nuestro conocimiento sobre los indicadores de cumplimiento. Dichos indicadores son herramientas esenciales para mantener el cumplimiento de las normas internas y externas de la empresa, impactando directamente en la cultura organizacional, el desempeño operativo y la conducta ética de los colaboradores. Sin embargo, no espera resultados instantáneos de la noche a la mañana.
La implementación de indicadores es parte de un plan de cumplimiento más amplio que requiere tiempo para adaptarse y madurar. Por ello, dedica tiempo y esfuerzo para que estas herramientas se conviertan en referentes para la gestión del desempeño y no acaben siendo infrautilizadas.
