Todo processo de gestão demanda instrumentos de análise, avaliação e controle do desempenho. E, na área de compliance não seria diferente. Esta gestão inclui inclusive indicadores como meio de obter um monitoramento eficaz de todas as atividades relacionadas a essa área. Afinal, é papel do compliance garantir que a organização permaneça em conformidade com normativas internas e externas.
O objetivo deste texto é listar os principais indicadores de compliance que precisam ser monitorados em uma empresa. Para isso, vamos iniciar o conteúdo ampliando o conhecimento sobre a relevância desses indicadores. Logo em seguida, vamos discorrer sobre a finalidade e sobre o funcionamento de alguns indicadores e acerca do papel da tecnologia nesse processo. Está curioso? Então, continue a leitura!
Qual a importância do monitoramento de indicadores de compliance?
O acompanhamento dos indicadores de compliance é parte fundamental do processo de implementação de políticas efetivas no negócio. Afinal, as ferramentas de análise de desempenho podem aprimorar as ações de gestão em compliance e potencializar os resultados das empresas.
Um canal de denúncias, por exemplo, representa um meio importante para prevenção e combate a eventuais irregularidades e atos ilícitos, como: ações antiéticas, desvios financeiros, assédio sexual, assédio moral, discriminação, agressão, bullying e outras situações semelhantes. Caso não sejam combatidas, tais situações podem prejudicar o ambiente de trabalho, minando o desempenho e a produtividade, e ainda têm o potencial de causar grandes prejuízos financeiros e a destruição da reputação das organizações. Mas, não basta apenas que a área de compliance implemente um canal de denúncias, é necessário que haja um monitoramento contínuo do canal. Para isso, podem ser utilizados indicadores para acompanhamento da quantidade, qualidade e tipos das denúncias recebidas. E, como resultado deste monitoramento, serão implementadas as medidas necessárias de aprimoramento constante do canal.
Quais os principais indicadores?
Agora que entendemos mais um pouco sobre o monitoramento das ações de compliance para as organizações, chegou o momento de conhecermos como realizá-lo. A seguir, listamos 6 dos indicadores de compliance mais importantes, descrevendo como funcionam e qual a sua finalidade. Confira!
1. Comprometimento da alta administração
Esse indicador revela qual o nível de engajamento dos escalões mais altos da empresa com as ações de compliance. É importante destacar que, quanto maior o compromisso da alta liderança com o programa, mais reconhecimento a empresa agrega à sua reputação como uma marca comprometida com as ações de governança mais avançadas.
Outro fato que corrobora essa afirmativa é a preferência cada vez maior do mercado em priorizar as suas escolhas de consumo e negócios com empresas que demonstram uma conduta ética ilibada. Exemplos de monitoramento do comprometimento da alta liderança é o percentual de líderes que participaram dos treinamentos de compliance, variação positiva do orçamento disponibilizado na área de compliance anualmente, etc.
2. Porcentagem de colaboradores que tiveram acesso e se comprometeram com as políticas de compliance
As políticas de compliance são relevantes pois formalizam os procedimentos esperados pela organização para prevenção da prática de atos antiéticos e ilegais. Por meio do indicador de percentual, é possível monitorar se todos os colaboradores tiveram acesso e comprometeram-se com as políticas de compliance.
É importante destacar o potencial que os softwares podem oferecer para o controle da aceitação das políticas de compliance. Alguns programas contam com recursos de envio de notificações de atividades pendentes. Assim, o próprio programa avisa o usuário sobre todas as suas atividades pendentes, como: uma política que precisa ser aceita.
3. Controle de validade de programas e documentos
O controle da validade de documentos é essencial para evitar desatualizações e eventuais sanções contra a empresa, principalmente para os setores regulados.
Com esse indicador, você monitora o percentual de políticas e documentos que se encontram dentro da validade. Sendo assim, invista no desenvolvimento de mecanismos de controle dessas variáveis, como sistemas de gestão de documentos para apoio ao setor de compliance.
4. Capacitação e treinamento
Cursos de qualificação e treinamentos são ótimas ferramentas para a disseminação de melhores práticas entre todos os colaboradores. Muitas das normas de compliance afetam diferentes departamentos de maneira simultânea e, por isso, não basta apenas que um setor desempenhe o seu papel. É necessária uma atuação conjunta para fazer valer as políticas internas da empresa e as normas externas aplicáveis a ela.
Portanto, determine um índice de qualificação para a promoção de conteúdos relacionados ao compliance e ao respeito às normas internas da sua empresa. Determine também um plano de formação básica em compliance para toda a equipe, bem como um calendário de treinamentos específicos nessa área. Quanto maior esse índice, menores serão os riscos de falhas por desconhecimento de alguma regra e mais elevados serão os padrões de conduta.
5. Canal de denúncias
O canal de denúncias é uma ferramenta eficaz para diagnosticar situações não desejadas no que diz respeito ao compliance e à ética. Porém, para que essa ferramenta apresente os resultados desejados, é necessário conhecimento e confiança no canal. Como destacamos, há diversos indicadores que podem ser usados para medir a eficácia do canal de denúncias e monitoramento das ações de aprimoramento necessárias.
6. Avaliação de riscos
A avaliação de riscos deve ser realizada periodicamente para que o programa de compliance possa direcionar as suas ações focando os principais riscos. Do resultado desta avaliação são gerados planos de ações para a área de compliance e áreas de negócios e é relevante que sejam implementados indicadores para monitoramento destas ações.
Estes são alguns indicadores, mas há outras possibilidades de indicadores de performance que podem ser criados para monitoramento contínuo do programa. O fundamental é desenvolver controles que possam continuamente ser acompanhados para verificar a eficácia das ações de compliance ao longo do tempo.
Para ajudar nesse objetivo, existem muitos softwares, como os sistemas ERP e outros recursos tecnológicos, que podem facilitar esse trabalho por meio da comunicação direta entre os departamentos, fazendo a simplificação do acesso à informação e a geração quase instantânea de relatórios gerenciais sobre o andamento dos programas de compliance.
Sendo assim, cada um dos indicadores mostrados até aqui só pode surtir o efeito desejado se for constantemente monitorado a fim de fazer com que o programa de compliance seja implementado e desenvolvido de forma organizada e eficaz. Como resultado desse controle, obtém-se uma visão global sobre as ações de compliance, além de se permitir também o direcionamento correto de esforços e recursos para as áreas que precisam de uma atenção maior.
Ao longo deste artigo, podemos aprofundar o conhecimento sobre os indicadores de compliance. Tais indicadores são ferramentas essenciais para a manutenção da adequação às normas internas e externas da empresa, tendo impacto direto na cultura organizacional, no desempenho operacional e na conduta ética dos colaboradores. Porém, não espere por resultados instantâneos do dia para a noite.
A implementação dos indicadores faz parte de um plano maior de compliance que leva tempo até a sua adaptação e maturação. Por isso, dedique tempo e esforço para que essas ferramentas se transformem em referências para a gestão do desempenho e não acabem sendo subutilizadas.
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