O processo de investigações internas é essencial para as ações de compliance e o desenvolvimento da cultura ética dentro das organizações. Sem um canal específico para a realização de denúncias e a existência de um processo formal de investigação as dificuldades para reduzir o risco de ações antiéticas e outros comportamentos nocivos só aumentam.
O objetivo deste conteúdo é aprofundarmos o conhecimento sobre este processo de investigação nas empresas e explicar qual o passo a passo correto sobre como a apuração deve ser feita. Quer saber mais? Acompanhe!
Quais são os passos para realizar uma apuração de denúncias?
Agora que entendemos a relevância do processo de investigação para as organizações, chegou o momento de entendermos como deve ser feita a apuração dessas informações. Tais denúncias precisam ser analisadas e pensadas a fim de produzir um processo coordenado de apuração que possa gerar resultados palpáveis para a organização. Confira os 14 passos básicos a seguir.
PASSO 1: Avaliar se a denúncia é coerente
O primeiro passo consiste em avaliar cuidadosamente quais são as alegações presentes na denúncia, ou seja, qual é a violação ou a má conduta objeto da denúncia, quem são os envolvidos, qual o perfil do denunciado, se existe conflito de interesse ou vantagem ao denunciante, quais as evidências que corroboram com a denúncia e etc. O intuito nessa etapa é identificar quais são os elementos básicos para que um processo de investigação seja iniciado.
PASSO 2: Estruturação da Investigação Interna
Antes de começar é preciso verificar na etapa de planejamento da investigação, quais são as políticas da empresa sobre a coleta de dados dos funcionários. Este tema é importante pois todo o processo de investigação precisa respeitar as normas relacionadas a LGDP (Lei geral de proteção de dados) e as demais políticas de privacidade internas.
PASSO 3: Contratar ou não um escritório externo
Após avaliar o conteúdo e o mérito da denúncia é preciso definir também qual a extensão da violação potencial. É preciso observar se a denúncia revela violações de políticas internas à organização ou se violam normas de âmbito local ou mesmo internacional.
Porém, caso a violação represente riscos para a organização e a sua equipe de colaboradores exigindo a alocação de mais recursos, nestes casos pode ser recomendada a contratação de um escritório externo para a realizar a investigação.
PASSO 4: Identificar os indivíduos chave
Construa por escrito um planejamento para a apuração da denúncia. Neste documento deverão constar todas as informações relacionadas a denúncia e a descrição de quais os indivíduos chave para esse processo, ou seja, aqueles que são capazes de contribuir com informações relevantes para desenvolvimento da investigação.
PASSO 5: Identificar as possibilidades de coleta de dados
Para dar subsídios ao processo de investigação à coleta de informações é indispensável. As evidências de uma violação são encontradas geralmente espalhadas em diferentes ferramentas. Portanto, dedique tempo para identificar as possíveis fonte de dados como e-mails, aplicativos de mensagens, gravações de conversas e outros semelhantes.
PASSO 6: Identificar riscos trabalhistas, legais e de privacidade
Durante a investigação é preciso avaliar quais os riscos de uma eventual demissão ou caso as violações envolvam fornecedores, quais seriam os possíveis riscos de uma cisão contratual. Tais riscos podem ser de ordem trabalhista, legal, regulamentar ou mesmo de privacidade de dados.
Andar em conformidade com as normativas legais e com o regramento interno é fundamental para garantir a credibilidade e a integridade das investigações, evitando que todo o processo perca a sua validade por conta de uma falha no cumprimento dessas regras.
PASSO 7: Envolver o departamento de recursos humanos
O sucesso das investigações dependem de ações coordenadas entre as equipes de compliance e o departamento de recursos humanos. Caso não exista algum conflito de interesse na denúncia que impeça a comunicação é preciso que o RH esteja ciente e colabore com o processo de apuração.
Essa coordenação é importante para evitar que sejam tomadas ações precipitadas como demissões, advertências ou multas que se mostrem desnecessárias ao final da investigação. Agindo dessa forma é possível garantir o acesso a informações relevantes que contribuam para o sucesso das investigação.
PASSO 8: Verificar informações históricas
Contar com um banco de dados com informações organizadas sobre os casos denunciados nos últimos anos, os resultados das investigações e os dados coletados para apuração é de grande valia para o estudo da veracidade dos fatos narrados na denúncia, pois alguma informação antiga e importante pode ser reutilizada para fortalecer e simplificar o processo de análise.
Dados históricos podem ser utilizados também para o monitoramento da eficiência e da eficácia do canal de denúncias em si e do programa de compliance da empresa como um todo, se tornando uma referência importante para ações de otimização.
PASSO 9: Observar o histórico de treinamentos
Uma das fontes de informações pertinentes para apuração de denúncias é considerar se as pessoas envolvidas nas violações já haviam passado por cursos ou treinamentos onde foram alertadas sobre os riscos do não cumprimento das normas e políticas tanto internas como externas a empresa.
Os dados coletados são de grande utilidade para o monitoramento da eficácia do programa de treinamento, além de servir como uma meio de prova a autoridade competente de que medidas educativas de prevenção e controle foram desenvolvidas dentro da empresa.
PASSO 10: Ponderar cuidadosamente as promoções
Como mencionado no passo 7, o alinhamento entre o setor de compliance com o departamento de recursos humanos é de suma importância para evitar medidas punitivas precipitadas. De igual modo eventuais promoções dos colaboradores envolvidos em processos de investigação também devem ser evitadas para não expor desnecessariamente o indivíduo e nem gerar expectativas que podem deixar de existir a depender do resultado da investigação.
PASSO 11: Planejar as entrevistas em detalhes
Para construir um cenário favorável a coleta de informações é fundamental planejar as entrevistas que serão realizadas. Preparar o ambiente, Construir um roteiro sobre o que se pretende esclarecer e definir perguntas complementares com o intuito de observar contradições são alguns dos cuidados básicos que precisam ser tomados antes de partir para a prática.
PASSO 12: Evitar confrontação direta
A forma de abordagem é outro cuidado importante no momento da entrevista. Partir para a confrontação direta além de pouco profissional pode revelar o caminho que a investigação está tomando, fazendo com que o um indivíduo culpado possa agir em seguida para eliminar provas contra ele.
Nessas situações o mais recomendado é agir com o máximo de educação possível com o entrevistado pois mesmo que seja comprovada a culpa em alguma violação ela pode ter sido ocasionada por simples desconhecimento, falta de atenção ou mesmo sem intenções antiéticas.
PASSO 13: Realizar entrevistas adicionais
Mesmo após o término da fase de entrevistas algumas questões podem não ter ficado totalmente esclarecidas, impedindo que a investigação chega a uma conclusão. Nesses casos é necessário revisar o planejamento da investigação buscando por pontas soltas nas alegações iniciais. Realizar novas entrevistas, revisar a documentação anterior ou buscar por dados adicionais são ações que devem ser tomadas a fim de completar a revisão do trabalho realizado.
PASSO 14: Elaborar o relatório final
Para finalizar a investigação é imprescindível revisar se todas alegações pertinentes da denúncia foram devidamente investigadas. A construção de um relatório final deve conter a descrição das pessoas que foram entrevistadas, os documentos pesquisados, os equipamentos de onde os dados foram coletados e também a descrição das normas e políticas violadas.
Esse é o objetivo da investigação, apontar fatos, identificar autores e orientar para eventuais formas de resolução dos problemas encontrados. É importante destacar que o relatório final não é um documento que relata a opinião pessoal de quem o constrói. A finalidade do relatório é apenas reter as informações e os fatos encontrados no processo de apuração de denúncias.
Como podemos observar até aqui a criação de um canal de denúncias não é algo simples de ser realizado, porém a sua importância para o compliance, para a governança, para o desenvolvimento da cultura organizacional e o impacto que causam nos negócios acabam por justificar todo o esforço adotado nesse sentido.
E então, o que achou o do artigo sobre os 14 passos de uma realização de uma investigação interna efetiva? Quer continuar recebendo conteúdos de qualidade como este? Então, siga a LEC em redes sociais, estamos no Facebook, Instagram, LinkedIn e YouTube. Venha interagir com a gente!
Este artigo foi elaborado com base nos posts realizados pelo coordenador do Curso de Compliance Anticorrupção, Daniel Sibille (@danielsibille) no Instagram entre os dias 16 de junho a 15 de julho.
Acesse o primeiro vídeo aqui.
