El proceso de investigación interna es fundamental para las acciones de cumplimiento y el desarrollo de una cultura ética dentro de las organizaciones. Sin un canal específico para reportar denuncias y la existencia de un proceso formal de investigación, las dificultades para reducir el riesgo de acciones antiéticas y otros comportamientos dañinos no hacen más que aumentar.
El objetivo de este contenido es profundizar en el conocimiento sobre este proceso de investigación en las empresas y explicar el correcto paso a paso de cómo se debe realizar la verificación. ¿Quieres saber más? ¡Sigue!
¿Cuáles son los pasos para llevar a cabo una investigación de denuncias?
Ahora que entendemos la relevancia del proceso de investigación para las organizaciones, es hora de comprender cómo se debe averiguar esta información. Tales denuncias deben analizarse y reflexionarse para producir un proceso de investigación coordinado que pueda generar resultados tangibles para la organización. Echa un vistazo a los 14 pasos básicos a continuación.
PASO 1: Evaluar si la denuncia es coherente
El primer paso es evaluar cuidadosamente cuáles son las alegaciones presentes en la denuncia, es decir, cuál es la violación o falta objeto de la denuncia, quiénes están involucrados, cuál es el perfil de los imputados, si existe algún conflicto de interés o ventaja para el denunciante, qué pruebas respaldan la denuncia, etc. El propósito en esta etapa es identificar cuáles son los elementos básicos para iniciar un proceso de investigación.
PASO 2: Estructuración de la Investigación Interna
Antes de comenzar, se debe verificar en la etapa de planificación de la investigación cuáles son las políticas de la empresa sobre la recopilación de datos de los empleados. Este tema es importante porque todo el proceso de investigación debe respetar las normas relacionadas con la LGDP (Ley General de Protección de Datos) y otras políticas internas de privacidad.
PASO 3: Contratar o no una oficina externa
Después de evaluar el contenido y el mérito de la denuncia, también es necesario definir el alcance de la posible violación. Es necesario observar si la denuncia revela violaciones a políticas internas de la organización o si violan normas de ámbito local o incluso internacional.
Sin embargo, si la violación presenta riesgos para la organización y su equipo de colaboradores, requiriendo la asignación de mayores recursos, en estos casos se puede recomendar la contratación de una oficina externa para realizar la investigación.
PASO 4: Identificar personas clave
Crea un plan escrito para investigar la denuncia. Ese documento debe contener toda la información relacionada con la denuncia y la descripción de las personas clave para este proceso, es decir, aquellas que puedan aportar información relevante para el desarrollo de la investigación.
PASO 5: Identificar las posibilidades de recopilación de datos
Para apoyar el proceso de investigación, la recopilación de información es indispensable. Los indicios de una violación generalmente se encuentran dispersos en diferentes herramientas. Por lo tanto, tómate el tiempo para identificar posibles fuentes de datos, como correos electrónicos, aplicaciones de mensajería, grabaciones de conversaciones y similares.
PASO 6: Identificar riesgos laborales, legales y de privacidad
Durante la investigación, es necesario evaluar los riesgos de un posible despido o, si las violaciones involucran a proveedores, cuáles serían los posibles riesgos de una ruptura contractual. Dichos riesgos pueden ser laborales, legales, regulatorios o incluso de privacidad de datos.
El cumplimiento de las normas legales y reglamentos internos es fundamental para garantizar la credibilidad e integridad de las investigaciones, evitando que todo el proceso pierda su validez por el incumplimiento de estas normas.
PASO 7: Involucrar al departamento de recursos humanos
El éxito de las investigaciones depende de acciones coordinadas entre los equipos de cumplimiento y el departamento de recursos humanos. Si no existe conflicto de interés en la denuncia que impida la comunicación, RRHH debe conocer y colaborar con el proceso de investigación.
Esta coordinación es importante para evitar acciones precipitadas como despidos, amonestaciones o multas que resulten innecesarias al final de la investigación. Actuando de esta forma, es posible garantizar el acceso a información relevante que contribuya al éxito de la investigación.
PASO 8: Consultar información histórica
Contar con una base de datos con información organizada sobre los casos denunciados en los últimos años, los resultados de las investigaciones y los datos recabados para la verificación es de gran valor para estudiar la veracidad de los hechos narrados en la denuncia, ya que se puede reutilizar información antigua e importante para fortalecer y simplificar el proceso de análisis.
Los datos históricos también se pueden utilizar para monitorear la eficiencia y la eficacia del propio canal de denuncias y del programa de cumplimiento de la empresa en su conjunto, convirtiéndose en una referencia importante para las acciones de optimización.
PASO 9: Ver el historial de capacitaciones
Una de las fuentes de información relevantes para la investigación de las denuncias es considerar si las personas involucradas en las violaciones ya habían pasado por cursos o capacitaciones donde se les advirtiera sobre los riesgos del incumplimiento de las normas y políticas, tanto internas como externas a la empresa.
Los datos recopilados son de gran utilidad para monitorear la efectividad del programa de capacitación, además de servir como medio de prueba ante la autoridad competente de que se han desarrollado medidas educativas de prevención y control dentro de la empresa.
PASO 10: Sopesar cuidadosamente los ascensos
Como se mencionó en el paso 7, la alineación entre el sector de cumplimiento y el departamento de recursos humanos es de suma importancia para evitar medidas punitivas apresuradas. Asimismo, se deben evitar posibles ascensos de empleados involucrados en procesos de investigación para no exponer al individuo innecesariamente y no generar expectativas que pueden dejar de existir dependiendo del resultado de la investigación.
PASO 11: Planificar las entrevistas en detalle
Para construir un escenario propicio para la recolección de información, es fundamental planificar las entrevistas que se realizarán. Preparar el ambiente, construir un guion sobre lo que se pretende aclarar y definir preguntas complementarias para observar contradicciones son algunas de las precauciones básicas que se deben tomar antes de ir a la práctica.
PASO 12: Evitar la confrontación directa
La forma de abordaje es otro cuidado importante a la hora de la entrevista. Apostar por el enfrentamiento directo, además de ser poco profesional, puede revelar el rumbo que está tomando la investigación, haciendo que el culpable actúe de inmediato para eliminar las pruebas en su contra.
En estas situaciones, lo más recomendable es actuar con la mayor cortesía posible con el entrevistado, pues aunque se pruebe la culpabilidad en alguna violación, ésta puede haber sido causada por simple desconocimiento, falta de atención o incluso intenciones poco éticas.
PASO 13: Realizar entrevistas adicionales
Incluso después del final de la fase de entrevistas, es posible que algunas cuestiones no se hayan aclarado por completo, lo que impide que la investigación llegue a una conclusión. En estos casos, es necesario revisar el plan de investigación buscando cabos sueltos en las alegaciones iniciales. La realización de nuevas entrevistas, la revisión de documentación previa o la búsqueda de datos adicionales son acciones que se deben realizar para completar la revisión del trabajo realizado.
PASO 14: Elaborar el informe final
Para finalizar la investigación, es esencial revisar si todas las alegaciones relevantes de la denuncia se han investigado adecuadamente. La construcción de un informe final debe contener la descripción de las personas que fueron entrevistadas, los documentos investigados, los dispositivos de los cuales fueron recolectados los datos y también la descripción de las normas y políticas violadas.
Este es el objetivo de la investigación: señalar hechos, identificar autores y orientar sobre posibles vías de solución de los problemas encontrados. Es importante resaltar que el informe final no es un documento que reporta la opinión personal de quienes lo elaboran. El propósito del informe es únicamente registrar la información y los hechos encontrados en el proceso de investigación de denuncias.
Como vemos hasta aquí, la creación de un canal de denuncias no es algo sencillo de hacer, pero su importancia para el cumplimiento, para la gobernanza, para el desarrollo de la cultura organizacional y el impacto que provocan en el negocio acaban justificando todo el esfuerzo realizado en este sentido.
Entonces, ¿qué te pareció el artículo sobre los 14 pasos para realizar una investigación interna efectiva? ¿Quieres seguir recibiendo contenido de calidad como este? Entonces, sigue a la LEC en las redes sociales; estamos en Facebook, Instagram, LinkedIn y YouTube. ¡Ven a interactuar con nosotros!
