Saiba a importância e como implementar um canal de denúncias na empresa

A implementação de um canal de denúncias está prevista no Decreto que regulamenta Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/13) quando aborda os parâmetros de um programa de integridade, sendo o canal de denúncia um deles.

Esse canal não deve ser entendido apenas como um meio de contato equivalente a um serviço de atendimento ou de suporte. A sua eficácia depende da adoção de procedimentos que garantam a confiança do sistema, o sigilo do delator e a atuação ativa da empresa na resolução dos fatos e na proteção da sua imagem perante os seus colaboradores e os clientes.

Neste artigo, discutimos a importância desse investimento e como implementá-lo da maneira certa na sua organização. Continue a leitura para conferir!

Por que investir em um canal de denúncias?

O cumprimento de normas exige vigilância constante. A definição de boas práticas e valores para a cultura empresarial é uma ação relevante para as empresas, porém insuficiente para garantir a sua plena execução.

É necessário adotar estratégias para que essas diretrizes sejam seguidas, permitindo que os próprios dirigentes e colaboradores participem da sua construção e da manutenção. Ao mesmo tempo, é preciso adotar procedimentos para assegurar a liberdade de comunicar algum procedimento ilícito ou contra as políticas da empresa e impedir represálias ou conflitos de interesse.

A implementação de um programa de compliance equipado com um canal de denúncias eficiente é, portanto, uma maneira de adequar a organização às melhores práticas corporativas e consolidar sua reputação positiva no mercado. 

Quais são os principais benefícios que um canal de denúncias oferece?

Os esforços realizados em prol da transparência e da integridade dos negócios são extremamente valorizados e podem, inclusive, contribuir para a autoridade e para a competitividade das organizações.

Os canais de denúncias são um exemplo de esforço nesse sentido e podem trazer uma série de vantagens, como:

  • fortalecimento da cultura de compliance dentro da organização;
  • promoção e manutenção da ética nas relações de trabalho;
  • melhoria do clima organizacional;
  • proteção à imagem da organização;
  • detecção rápida de eventual prática de atos ilícitos e contra as políticas da empresa e possibilidade de rápida interrupção e adoção de medidas de remediação.

Quais são as principais características de um canal eficiente?

Como dito, um canal de denúncias não pode ser disponibilizado tal como um veículo de comunicação qualquer. Uma série de atributos é necessária para motivar a colaboração das pessoas e tornar a sua operação realmente segura e eficiente. Aqueles imprescindíveis são:

  • acesso integral e simplificado ao canal por telefone e outros meios digitais, incluindo a possibilidade de acesso por terceiros;
  • garantia do anonimato e da confidencialidade de todo o fluxo da denúncia;
  • elaboração de uma análise de risco para avaliar e categorizar as denúncias de acordo com a sua natureza e gravidade;
  • participação ativa do Comitê de Ética, para o qual serão encaminhadas as denúncias, após analisadas pela equipe de compliance,  para a adoção das atitudes cabíveis.

Como implementar um canal de denúncias?

O canal de denúncias não é uma ouvidoria ou um meio para desabafos. Sua proposta é oferecer um acesso fácil a qualquer colaborador e terceiro no caso de suspeita ou descoberta de fraudes ou violações do código de conduta, de ética ou de compliance. As denúncias podem abranger desde a manipulação de resultados até práticas de assédio moral ou sexual.

Confira, a seguir, os principais passos para a implementação deste canal.

Criação de um Comitê de Ética

Se a sua empresa não conta com um Comitê de Ética, será preciso escalar um grupo encarregado dessa função. O ideal é que essas pessoas sejam de áreas diversas, mas tenham conhecimento e experiência relevantes para lidar com as demandas decorrentes do canal de denúncias. É recomendável a presença de profissionais de auditoria, RH, comunicação, departamento jurídico, entre outros.

Elaboração de um Código de Ética

Além do Comitê, é fundamental que a sua organização possua um Código de Ética, um documento com orientações detalhadas sobre as práticas que são aceitas ou reprovadas no ambiente corporativo. Todos os níveis hierárquicos da empresa devem ter acesso a essas informações, sendo o Comitê de Ética também responsável por  supervisionar a sua elaboração, atualização e divulgação. 

Definição de estratégias e procedimentos

Nessa etapa, o seu objetivo é traçar as estratégias do seu canal de denúncias e mapear os seus processos, além de definir os responsáveis por cada uma das partes relacionadas. É preciso definir, com antecedência, as obrigações e as rotinas que o serviço demandará, bem como os recursos de implementação e de análise para justificar esse investimento aos gestores.

Criação do canal de denúncias

O meio de comunicação adotado pode ser um número de telefone, um serviço de chat, um e-mail ou acesso a uma plataforma. A sua empresa poderá criar um canal interno, mas , para garantir independência ao canal, os canais externos são recomendados.

Promoção do canal

Campanhas de conscientização internas serão necessárias para elevar a confiança no sistema e incentivar as pessoas a utilizá-lo. Não é necessário, porém, criar atividades exclusivas para esse fim. O tema pode ser inserido em outras ações da empresa, como treinamentos de compliance e em avisos fixos ou em iniciativas de endomarketing.

Implantação de um programa de compliance

Um programa de compliance reúne todas as práticas e recursos que uma organização deve providenciar para conduzir a sua gestão de maneira ética, sólida e honesta. Esse é, inclusive, um dos mais relevantes esforços de combate à discriminação e à corrupção da atualidade.

Neste artigo, falamos da importância de um canal de denúncias, mas é fundamental ressaltar que ele é apenas um dos instrumentos que a sua empresa deve utilizar para garantir o cumprimento de normas, o fortalecimento da cultura empresarial e a atuação ética de dirigentes e de colaboradores.

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